PheB automatise le Contrôle Budgétaire et sécurise la gestion des dépenses pour l’Association Vaincre la Mucoviscidose…

Créée en 1965, Vaincre la Mucoviscidose est reconnue d’utilité publique depuis 1978. L’association « Vaincre la Mucoviscidose » agit autour de 4 grandes missions et actions :

• Guérir en soutenant et finançant la recherche,
• Soigner en améliorant la qualité des soins,
• Vivre mieux en améliorant la vie des patients,
• Sensibiliser et Informer en faisant connaître la gravité de la maladie au grand public pour être mieux soutenu et informer de la manière la plus adaptée tous ceux qui en souffrent.

CONTEXTE – Informatiser sa gestion budgétaire et ses engagements pour maîtriser sa croissance…

Créée en 1965, Vaincre la Mucoviscidose est reconnue d’utilité publique depuis 1978. Elle est habilitée à recevoir des legs, donations et assurances vie et est agréée pour représenter les usagers.

Comme toute entreprise, l’association était équipée d’une solution comptable. Devant faire face à une forte croissance des dons, Vaincre la Mucoviscidose a entrepris d’informatiser sa gestion des budgets et dépenses.

À partir des éléments comptables, différents traitements d’extractions de données étaient périodiquement réalisés. Ces informations, indispensables à l’élaboration d’une matrice de suivi budgétaire, était réinjectée dans un tableur pour retraitement.

• Un système d’informations « classiquement » hétérogène. La solution de gestion d’un côté, et de l’autre, « l’éternel » tableur, cherchant à faire faire à une solution non adaptée à des choses complexes.
• Beaucoup de temps dépensé à récupérer l’information pour la réinjecter aux bons endroits dans la matrice du tableur.
• L’augmentation progressive des données, issues de la comptabilité et de la matrice du tableur, rendait les temps d’extractions et d’injections ingérables.
• Des risques d’erreurs possibles tout au long de la chaîne d’exécution (périodes d'extractions, informations injectées…).

«…Nous avions une gestion des engagements sous format papier (3 exemplaires), des documents stockés au département comptable et non partagés. Par conséquent, nous n’avions aucune visibilité sur l’information globale autour du processus budgétaire, et de la gestion des engagements en temps réel… »

Au final, la solution en place ne répondait plus aux exigences, toujours plus importantes liées au milieu associatif, à nos organismes de contrôle et à notre volonté de transparence vis-à-vis de nos donateurs.

SOLUTION – Simplifier, Fiabiliser et Sécuriser le processus budgétaire et de gestion des dépenses…

« La seconde phase du projet s’est tout naturellement intéressée à notre exercice budgétaire annuel, socle du processus d’exploitation de nos engagements… »

• Utilisation de Pheb sur l’ensemble de la phase de construction du budget…
• Sortie comptable du résultat sur la période,
• Envoi d’une matrice de saisie à chaque Directeur de département concerné par l’exercice,
• Construction et saisie du budget à venir.
• Utilisation de Pheb sur toute la phase de suivi…
• Allers et retours avec le département Administration & Finance,
• Débat avec chaque département sur le budget estimé, puis, validation,
• Contrôle et rapprochement Budget/Engagement via les tableaux de bord.

La construction et le suivi du budget dans la solution PheB permettent :

• De diminuer considérablement la phase de collecte de l’information comptable (injection directe des éléments comptables pour exploitation sans extraction de données….),
• De faciliter la construction et le suivi des budgets par la présence des budgets initiaux et des résultats effectifs par exercice,
• Une remontée directe de l’exercice budgétaire dans la comptabilité, en lien direct avec l’exploitation via les engagements,
• La réalisation maîtrisée dans le temps de 3 situations annuelles (Juin/Septembre/Décembre) permettant de réajuster, si nécessaire, le prévisionnel sur le réalisé.

LES AVANTAGES A LA SOLUTION PheB...

• Un gain de temps dans la construction du budget et dans son suivi au travers de la gestion des engagements,
• Une gestion « temps réel », source de fiabilité des données et de gain de temps,
• Des informations diffusables sur l’ensemble des départements, par l’utilisation d’une solution collaborative et sécurisée, autorisant la saisie ou la consultation suivant différents niveaux d’habilitations,
• Une dématérialisation complète de la gestion des engagements.