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L'Ordre de Malte est résolument engagé dans l'accueil et l’accompagnement des personnes en situation de précarité (sans-abri ou en réinsertion), des personnes déboutées de leur demande de droit d'asile et dans l'assistance juridique des personnes retenues dans des Centres de Rétention Administrative.

 

L'Ordre de Malte inscrit son action dans l'ensemble de la chaîne des secours, depuis la formation des professionnels et des bénévoles, jusqu'aux interventions sur le terrain. A l'international, il intervient dans des missions d'urgence liées aux grandes catastrophes naturelles ou humanitaires.

 

L'Ordre de Malte France crée et gère des établissements médico-sociaux et hospitaliers qui font référence en France comme dans les régions les plus pauvres du monde, notamment dans les domaines du handicap, de l'autisme, de l'âge et de la dépendance (notamment Alzheimer), de la mère et de l'enfant (maternités), de la lutte contre les grandes endémies.

CONTEXTE – Passer d’une simple gestion des budgets à un véritable contrôle des dépenses…

L'Ordre de Malte France est une organisation caritative dont les actions couvrent les multiples aspects de la fragilité humaine:sociale, physique et psychologique. Association de la loi 1901, elle est reconnue d'utilité publique depuis 1928.

 

Le périmètre budgétaire géré par la solution Pheb regroupe, la collecte de fonds par dons, les lègues et assurance vie ainsi que la gestion des subventions reçues sur les grands métiers de l’association que sont : la solidarité, le secourisme, la gestion de l’affacturage des hôpitaux.

 

L’association était précédemment utilisatrice d’une solution conçue spécifiquement pour elle, autour d’un périmètre d’utilisation moins étendu.

 

S’articulant autour d’une simple gestion de restitution budgétaire, PheB avait pour simple vocation de produire par Direction, différentes matrices reprenant les budgets votés, les budgets utilisés, les soldes restants, le réalisé n-1 ainsi que le budget n-1.

 

 « …En 2012, dans le prolongement de mon arrivée au sein de l’ordre de Malte, nous n’étions plus en mesure de nous satisfaire d’une solution spécifique - trop proche de la feuille de tableur sur la base d’un périmètre restreint - trop loin de la solution de gestion budgétaire et de contrôle des dépenses que nous souhaitions mettre en œuvre…».

 

Mr. De Chabot

Directeur Administratif & Financiere

Fondation de L’Ordre de Malte

SOLUTION – Structurer et formaliser ses besoins pour faire le bon choix…

La réalisation d’un mini cahier des exigences (4 mois de formalisation) a permis de valider le périmètre de la solution souhaitée et de lancer dans la continuité de ce processus une consultation auprès de différents fournisseurs.

 

«…Equipée d’une solution comptable CEGID, notre consultation s’est faite aussi bien auprès d’éditeurs de comptabilité que de purs players de la gestion budgétaire et des engagements… »

 

Le choix de PheB by PhD Business Solutions s’est fait sur la base de trois critères clés :

 

• Un produit plus abordable pour des utilisateurs non comptables. 

 

«…L’adoption massive des utilisateurs d’une solution de « contrôle » passe par une exigence de simplicité et d’efficacité… »

 

• Une solution fortement paramétrable.

• Des références dans des métiers similaires à l’organisation de l’Ordre de Malte pour échanges et rencontres.

 

« Deux clients équipés de la solution ont été visités… »

 

Choisie en 2012 pour mettre en œuvre un ensemble de processus et de contrôles des engagements des dépenses, la solution PheB est aujourd’hui exploitée sur un périmètre de 26 M€ depuis l’exercice fiscal 2013.

 

«…La mise en œuvre de PheB a été un véritable changement de périmètre et de méthode…»

 

«…La conduite du changement est un élément clé dans la réalisation d’un projet de cette nature. Un interlocuteur dans chacune des directions a été le relais indispensable lors de la phase de paramétrage… »

 

12 mois linéaires ont jalonné le projet, de la phase de réalisation du cahier des exigences (4 mois), la consultation des fournisseurs et la visite des références et le choix (3 mois) et le travail de paramétrage et de déploiement (4 mois).

Gain de la solution pour l'Ordre de Malte...

La gestion informatisée des engagements avec la solution PheB permet aujourd’hui à l’Ordre de Malte :

 

• Un gain de temps dans la saisie et l’exploitation des engagements,

• Une fiabilité des chiffres engagés et du suivi des budgets par poste,

• Une diminution des phases de collecte de l’information comptable (injection directe des éléments comptables pour exploitation sans extractions de données….),

• Une baisse globale de certains postes budgétaires (fournitures de bureau...),

• La mise en place de circuits de validation sur tout dépassement.

LES AVANTAGES A LA SOLUTION PheB...

• Un suivi en direct et en temps réel des engagements en cours,

• Une traçabilité des budgets par département

• Un historique des engagements passés,

• Une anticipation à tout dérapage budgétaire,

• La réalisation d’un arrêté en milieu d’année pour contrôle et ajustement,

• La réalisation de phases de clôtures comptables accélérées.

«…En 2012, dans le prolongement de mon arrivée au sein de l’ordre de Malte, nous n’étions plus en mesure de nous satisfaire d’une solution spécifique - trop proche de la feuille de tableur, sur la base d’un périmètre restreint - trop loin de la solution de gestion budgétaire et de contrôle des dépenses que nous souhaitions mettre en œuvre…»

 

«…L’adoption massive des utilisateurs d’une solution de contrôle passe par une exigence de simplicité et d’efficacité… »

Mr. De Chabot

Directeur Administratif & Financiere

Fondation de L’Ordre de Malte

www.ordredemaltefrance.org

«…La mise en œuvre de PheB a été un véritable changement de périmètre et de méthode de travail… »

 

«…La conduite du changement est un élément clé, dans la réalisation d’un projet de cette nature… Un interlocuteur dans chacune des directions a été le relais indispensable sur la phase de paramétrage…»