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Siège Social
Paris
116 Délégations
Départementales
Secteur d'Activité
Association
CA Annuel
79M€ (périmètre global)
26M€ (Périmètre PheB
(hors médico-social)
Effectifs
1700 Collaborateurs
France & étranger)
4500 Bénévoles
L'Ordre de Malte est résolument engagé dans l'accueil et l’accompagnement des personnes en situation de précarité (sans-abri ou en réinsertion), des personnes déboutées de leur demande de droit d'asile et dans l'assistance juridique des personnes retenues dans des Centres de Rétention Administrative.
L'Ordre de Malte inscrit son action dans l'ensemble de la chaîne des secours, depuis la formation des professionnels et des bénévoles, jusqu'aux interventions sur le terrain. A l'international, il intervient dans des missions d'urgence liées aux grandes catastrophes naturelles ou humanitaires.
L'Ordre de Malte France crée et gère des établissements médico-sociaux et hospitaliers qui font référence en France comme dans les régions les plus pauvres du monde, notamment dans les domaines du handicap, de l'autisme, de l'âge et de la dépendance (notamment Alzheimer), de la mère et de l'enfant (maternités), de la lutte contre les grandes endémies.
L'Ordre de Malte France est une organisation caritative dont les actions couvrent les multiples aspects de la fragilité humaine:sociale, physique et psychologique. Association de la loi 1901, elle est reconnue d'utilité publique depuis 1928.
Le périmètre budgétaire géré par la solution Pheb regroupe, la collecte de fonds par dons, les lègues et assurance vie ainsi que la gestion des subventions reçues sur les grands métiers de l’association que sont : la solidarité, le secourisme, la gestion de l’affacturage des hôpitaux.
L’association était précédemment utilisatrice d’une solution conçue spécifiquement pour elle, autour d’un périmètre d’utilisation moins étendu.
S’articulant autour d’une simple gestion de restitution budgétaire, PheB avait pour simple vocation de produire par Direction, différentes matrices reprenant les budgets votés, les budgets utilisés, les soldes restants, le réalisé n-1 ainsi que le budget n-1.
« …En 2012, dans le prolongement de mon arrivée au sein de l’ordre de Malte, nous n’étions plus en mesure de nous satisfaire d’une solution spécifique - trop proche de la feuille de tableur sur la base d’un périmètre restreint - trop loin de la solution de gestion budgétaire et de contrôle des dépenses que nous souhaitions mettre en œuvre…».
La réalisation d’un mini cahier des exigences (4 mois de formalisation) a permis de valider le périmètre de la solution souhaitée et de lancer dans la continuité de ce processus une consultation auprès de différents fournisseurs.
«…Equipée d’une solution comptable CEGID, notre consultation s’est faite aussi bien auprès d’éditeurs de comptabilité que de purs players de la gestion budgétaire et des engagements… »
Le choix de PheB by PhD Business Solutions s’est fait sur la base de trois critères clés :
«…L’adoption massive des utilisateurs d’une solution de « contrôle » passe par une exigence de simplicité et d’efficacité… »
« Deux clients équipés de la solution ont été visités… »
Choisie en 2012 pour mettre en œuvre un ensemble de processus et de contrôles des engagements des dépenses, la solution PheB est aujourd’hui exploitée sur un périmètre de 26 M€ depuis l’exercice fiscal 2013.
«…La mise en œuvre de PheB a été un véritable changement de périmètre et de méthode…»
«…La conduite du changement est un élément clé dans la réalisation d’un projet de cette nature. Un interlocuteur dans chacune des directions a été le relais indispensable lors de la phase de paramétrage… »
12 mois linéaires ont jalonné le projet, de la phase de réalisation du cahier des exigences (4 mois), la consultation des fournisseurs et la visite des références et le choix (3 mois) et le travail de paramétrage et de déploiement (4 mois).
Lors de la phase de paramétrage, le budget 2012 a été injecté dans PheB à partir de la précédente solution. Cela nous a permis ainsi d’être en possession de données historiques.
Le budget est aujourd’hui construit sur la période Octobre/Novembre de l’année civile.
Différentes procédures ont été mises en œuvre en fonction de la nature des achats dans PheB. Sont exclus du périmètre : les achats de moins de 300 €, les impôts et taxes ou notes de frais. L’objectif à terme sera d’utiliser la solution dès le 1er euro engagé.
10 personnes travaillent au quotidien à la saisie et au contrôle des engagements saisis.
La gestion informatisée des engagements avec la solution PheB permet aujourd’hui à l’Ordre de Malte :
«…En 2012, dans le prolongement de mon arrivée au sein de l’ordre de Malte, nous n’étions plus en mesure de nous satisfaire d’une solution spécifique - trop proche de la feuille de tableur, sur la base d’un périmètre restreint - trop loin de la solution de gestion budgétaire et de contrôle des dépenses que nous souhaitions mettre en œuvre…»
«…L’adoption massive des utilisateurs d’une solution de contrôle passe par une exigence de simplicité et d’efficacité… »
Mr. De Chabot - Directeur Administratif & Financiere
Fondation de L’Ordre de Malte
www.ordredemaltefrance.org
«…La mise en œuvre de PheB a été un véritable changement de périmètre et de méthode de travail… »
«…La conduite du changement est un élément clé, dans la réalisation d’un projet de cette nature… Un interlocuteur dans chacune des directions a été le relais indispensable sur la phase de paramétrage…»
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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