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Témoignages  |  France Mutuelle  |  Stratégie Achats

PheB, la solution de Gestion de Contrôle Budgétaire et des Engagements offre une « Complémentaire Gestion » à FRANCE MUTUELLE... 

PheB, la solution de Gestion de Contrôle Budgétaire et des Engagements offre une « Complémentaire Gestion » à FRANCE MUTUELLE...

Crée en 1936, FRANCE MUTUELLE est membre de la Fédération Nationale de la Mutualité Française (FNMF). Depuis l’origine, les équipes France Mutuelle défendent les valeurs mutualistes de prévoyance et d’entraide. Leur savoir-faire et leur professionnalisme, alliés à une solidité financière importante, permettent aujourd’hui à France Mutuelle de proposer des solutions de protection innovantes, pérennes, adaptées aux besoins de chacun...

France Mutuelle
PhEB by PhD Business Solutions
Gestion des Achats
Contrôle des dépenses
Maîtrise des Dépenses
PhD Business Solutions
PheB Solution Budgets, Engagements, Achats

Siège Social

Siège Social

Paris 2ème

Secteur d'Activité

Secteur d'Activité

Mutuelle

Chiffre d'Affaires

CA Annuel 90 M€

Budget 6 M€

Effectifs

Effectifs

130 Collaborateurs

FRANCE MUTUELLE

à propos

Crée en 1936, FRANCE MUTUELLE est membre de la Fédération Nationale de la Mutualité Française (FNMF). Depuis l’origine, les équipes France Mutuelle défendent les valeurs mutualistes de prévoyance et d’entraide. Leur savoir-faire et leur professionnalisme, alliés à une solidité financière importante, permettent aujourd’hui à France Mutuelle de proposer des solutions de protection innovantes, pérennes, adaptées aux besoins de chacun. Disponibilité des équipes France Mutuelle Des équipes formées pour être à l’écoute de leurs adhérents. Apport d’un soutien efficace, pas seulement sur le plan matériel. Qualité des services Les besoins des adhérents au cœur des préoccupations. Proposer des protections santé innovantes, pérennes, adaptées aux besoins de chacun. Relation de confiance Des équipes attachées à construire avec ses adhérents une relation de confiance sur le long terme.

CONTEXTE – Informatiser sa gestion des achats…

Avec 130 collaborateurs localisés sur son siège parisien, et plus de 6M€ de budget d’achats annuel, France Mutuelle a décidé dès 2013 d’informatiser l’ensemble de sa gestion et du contrôle de ses dépenses.

 

« Dans le contexte extrêmement concurrentiel qu’est celui des mutuelles, il devenait évident pour nous d’adopter des méthodologies indispensables au suivi et au contrôle de nos dépenses… »

 

Sans solution de gestion des achats informatisée, France Mutuelle travaillait ainsi :

 

  • Une gestion tableur de l’exercice budgétaire,
  • Une gestion papier des dépenses,
  • Des risques d’erreurs possibles tout au long de la chaîne d’exécution,
  • Une information globale autour du processus budgétaire et de la gestion des engagements non gérée en temps réel,
  • Une solution non adaptée aux exigences de notre milieu associatif de santé.

SOLUTION – Automatiser & Contrôler pour maîtriser ses dépenses…

Déployée depuis moins de 2 exercices, la construction du budget est encore réalisée sur tableur puis injectée dans la solution PheB.

 

«…Nous avons souhaité une mise en œuvre de PheB par étape, et la mise en évidence auprès de nos équipes, de l’intérêt d’une solution informatisée du contrôle des dépenses… »

 

Après arbitrage des différents services avec la Direction Générale, le budget annuel validé est injecté dans PheB devenant ainsi le support d’exécution du nouvel exercice.

Un travail d’identification et de formalisation des processus Achats, par services et par nature d’engagement, a été réalisé en amont de la phase de mise en place. Qui fait quoi ?, comment ?, qui voit quoi ?...

 

«…C’est une étape cruciale à ne pas sous-estimer. Elle est le gage d’une fluidité dans la constitution comme dans la phase de validation d’un engagement… »

Aujourd’hui, l’ensemble des engagements de dépenses, dès le 1er Euro, est géré avec la solution PheB (matériel, prestations de services, intérim,…).

 

« …Toutes nos factures fournisseurs sont présentes et directement consultables dans PheB. Cela permet un contrôle immédiat de tout engagement par rapport au budget établi. C’est à la fois un gain de temps inestimable et une sécurité dans notre process de dépenses…»

Une première phase de test s’est déroulée sur les 4 premiers mois du déploiement de la solution. L’objectif étant de valider en interne les processus achats matérialisés en amont, et de contrôler le bon fonctionnement général de la solution.

 

«…Notre département Immobilier a été le service clé lors cette phase de test réel de par le gros volume d’engagements réalisés mensuellement (aménagement des agences, centralisation des systèmes d’impression,…). PheB présente aussi l’avantage d’utiliser des lignes budgétaires très différentes les unes des autres… »

Gain de la solution...

La gestion informatisée des engagements avec la solution PheB permet aujourd’hui à France Mutuelle :

 

Un gain de temps dans la saisie et l’exploitation des engagements,

 

  • Une fiabilité des chiffres engagés et du suivi des budgets par postes,

 

  • Une diminution des phases de collecte de l’information comptable (injection directe des éléments comptables pour exploitation sans extractions de données….),

 

  • Une baisse globale de certains postes budgétaires (fournitures de bureau...),

 

  • La mise en place de circuits de validation sur tout dépassement.

LES AVANTAGES A LA SOLUTION PheB...

  • Un suivi direct et en temps réel des engagements en cours,

 

  • Une traçabilité des budgets par département,

 

  • L’historique des engagements passés,

 

  • Une vision à 360 du croisement budget/engagement pour chaque service.

Ils ont dis...

«…Dans le contexte extrêmement concurrentiel qu’est celui des mutuelles, il devenait évident pour nous d’adopter des méthodologies indispensables au suivi et au contrôle de nos dépenses… »

 

«…Nous avons souhaité une mise en œuvre de PheB par étape, et la mise en évidence auprès de nos équipes, de l’intérêt d’une solution informatisée du contrôle des dépenses… »

Damien LEFEVRE

Contrôleur de Gestion Direction Administrative & Financière France Mutuelle

 

www.francemutuelle.fr

«…Toutes nos factures fournisseurs sont présentes et directement consultables dans PheB. Cela permet un contrôle immédiat de tout engagement par rapport au budget établi. C’est à la fois un gain de temps inestimable et une sécurité dans notre process de dépenses…»

 

«…PheB est un véritable outil de démocratisation de l’information budgétaire. Autrefois très centralisés sur les chefs de service, les budgets sont désormais à la portée de tous grâce à Pheb. L’utilisation de Pheb responsabilise chaque utilisateur tout au long de notre exercice fiscal… »

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Chaque année c'est la même chanson. Fichiers Excel, export et import multiple de données, révision du budget, réunions d'arbitrage, réimport et réexport de données... Entre juin et septembre, cet exercice à la fois stressant et chronophage met toute l'organisation de l'entreprise sous tension. COVID oblige, l'exercice budgétaire va être particulièrement sportif. Pour vous aider dans votre démarche opérationnelle, Stratégie Achats vous aide à y voir plus en matière de méthodologie...

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