Déployée depuis moins de 2 exercices, la construction du budget est encore réalisée sur tableur puis injectée dans la solution PheB.
«…Nous avons souhaité une mise en œuvre de PheB par étape, et la mise en évidence auprès de nos équipes, de l’intérêt d’une solution informatisée du contrôle des dépenses… »
Après arbitrage des différents services avec la Direction Générale, le budget annuel validé est injecté dans PheB devenant ainsi le support d’exécution du nouvel exercice.
Un travail d’identification et de formalisation des processus Achats, par services et par nature d’engagement, a été réalisé en amont de la phase de mise en place. Qui fait quoi ?, comment ?, qui voit quoi ?...
«…C’est une étape cruciale à ne pas sous-estimer. Elle est le gage d’une fluidité dans la constitution comme dans la phase de validation d’un engagement… »
Aujourd’hui, l’ensemble des engagements de dépenses, dès le 1er Euro, est géré avec la solution PheB (matériel, prestations de services, intérim,…).
« …Toutes nos factures fournisseurs sont présentes et directement consultables dans PheB. Cela permet un contrôle immédiat de tout engagement par rapport au budget établi. C’est à la fois un gain de temps inestimable et une sécurité dans notre process de dépenses…»
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