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Crée en 1936, FRANCE MUTUELLE est membre de la Fédération Nationale de la Mutualité Française (FNMF). Depuis l’origine, les équipes France Mutuelle défendent les valeurs mutualistes de prévoyance et d’entraide. Leur savoir-faire et leur professionnalisme, alliés à une solidité financière importante, permettent aujourd’hui à France Mutuelle de proposer des solutions de protection innovantes, pérennes, adaptées aux besoins de chacun. Disponibilité des équipes France Mutuelle Des équipes formées pour être à l’écoute de leurs adhérents. Apport d’un soutien efficace, pas seulement sur le plan matériel. Qualité des services Les besoins des adhérents au cœur des préoccupations. Proposer des protections santé innovantes, pérennes, adaptées aux besoins de chacun. Relation de confiance Des équipes attachées à construire avec ses adhérents une relation de confiance sur le long terme.

CONTEXTE – Informatiser sa gestion des achats…

Avec 130 collaborateurs localisés sur son siège parisien, et plus de 6M€ de budget d’achats annuel, France Mutuelle a décidé dès 2013 d’informatiser l’ensemble de sa gestion et du contrôle de ses dépenses.

« Dans le contexte extrêmement concurrentiel qu’est celui des mutuelles, il devenait évident pour nous d’adopter des méthodologies indispensables au suivi et au contrôle de nos dépenses… »

Sans solution de gestion des achats informatisée, France Mutuelle travaillait ainsi :

• Une gestion tableur de l’exercice budgétaire,
• Une gestion papier des dépenses,
• Des risques d’erreurs possibles tout au long de la chaîne d’exécution,
• Une information globale autour du processus budgétaire et de la gestion des engagements non gérée en temps réel,
• Une solution non adaptée aux exigences de notre milieu associatif de santé.

SOLUTION – Automatiser & Contrôler pour maîtriser ses dépenses…

Déployée depuis moins de 2 exercices, la construction du budget est encore réalisée sur tableur puis injectée dans la solution PheB.

«…Nous avons souhaité une mise en œuvre de PheB par étape, et la mise en évidence auprès de nos équipes, de l’intérêt d’une solution informatisée du contrôle des dépenses… »

Après arbitrage des différents services avec la Direction Générale, le budget annuel validé est injecté dans PheB devenant ainsi le support d’exécution du nouvel exercice.

Un travail d’identification et de formalisation des processus Achats, par services et par nature d’engagement, a été réalisé en amont de la phase de mise en place. Qui fait quoi ?, comment ?, qui voit quoi ?...

«…C’est une étape cruciale à ne pas sous-estimer. Elle est le gage d’une fluidité dans la constitution comme dans la phase de validation d’un engagement… »

Aujourd’hui, l’ensemble des engagements de dépenses, dès le 1er Euro, est géré avec la solution PheB (matériel, prestations de services, intérim,…).

« …Toutes nos factures fournisseurs sont présentes et directement consultables dans PheB. Cela permet un contrôle immédiat de tout engagement par rapport au budget établi. C’est à la fois un gain de temps inestimable et une sécurité dans notre process de dépenses…»

Gain de la solution...

La gestion informatisée des engagements avec la solution PheB permet aujourd’hui à France Mutuelle :

Un gain de temps dans la saisie et l’exploitation des engagements,

• Une fiabilité des chiffres engagés et du suivi des budgets par postes,

• Une diminution des phases de collecte de l’information comptable (injection directe des éléments comptables pour exploitation sans extractions de données….),

• Une baisse globale de certains postes budgétaires (fournitures de bureau...),

• La mise en place de circuits de validation sur tout dépassement.

LES AVANTAGES A LA SOLUTION PheB...

• Un suivi direct et en temps réel des engagements en cours,

• Une traçabilité des budgets par département,

• L’historique des engagements passés,

• Une vision à 360 du croisement budget/engagement pour chaque service.

«…Dans le contexte extrêmement concurrentiel qu’est celui des mutuelles, il devenait évident pour nous d’adopter des méthodologies indispensables au suivi et au contrôle de nos dépenses… »

«…Nous avons souhaité une mise en œuvre de PheB par étape, et la mise en évidence auprès de nos équipes, de l’intérêt d’une solution informatisée du contrôle des dépenses… »

Damien LEFEVRE

Contrôleur de Gestion Direction Administrative & Financière France Mutuelle

www.francemutuelle.fr

«…Toutes nos factures fournisseurs sont présentes et directement consultables dans PheB. Cela permet un contrôle immédiat de tout engagement par rapport au budget établi. C’est à la fois un gain de temps inestimable et une sécurité dans notre process de dépenses…»

«…PheB est un véritable outil de démocratisation de l’information budgétaire. Autrefois très centralisés sur les chefs de service, les budgets sont désormais à la portée de tous grâce à Pheb. L’utilisation de Pheb responsabilise chaque utilisateur tout au long de notre exercice fiscal… »