La mise en œuvre de la solution PheB a été réalisée sur les bases d’un calendrier préalablement établi (récupération des éléments tableurs pour l’année de mise en oeuvre).
Novembre – Installation de la solution et formation des utilisateurs.
Décembre – Saisie et gestion des premiers engagements à partir du paramétrage et des habilitations déterminées en amont.
Janvier de l'année suivante – Mise en place des engagements, bons de commandes et de réception.
Mars – Travaux et paramétrages autour de la notion de budgets.
« … La mise en place de la solution a nécessité de vrais changements de comportement de la structure dans son ensemble… »
Aujourd’hui, l’intégralité des engagements réalisés sont saisis dans la solution PheB, sans exclusion de nature de dépense ou de minimum associé.
L’ensemble des postes budgétaires de notre organisation a fait l’objet de contrôles et d’économies.
« La solution de Contrôle Budgétaire et des Dépenses PheB nous a aidé à être plus rigoureux dans notre exécution des budgets et notre maîtrise des achats… »
32 des 49 collaborateurs de la CCiSM utilisent quotidiennement la solution PheB : soit autour de rôles de validation ou de saisie effective.
« …Le passage d’une solution de suivi de budget sur tableur, vers une solution structurante comme PheB est aujourd’hui essentiel à notre exigence de qualité et de traçabilité des dépenses… »
La phase de rationalisation des achats a été particulièrement spectaculaire dans son résultat. Elle s’est concrétisée par une diminution globale des dépenses toutes natures confondues.
«…La baisse de nos ressources, directement induite par l’effet de crise que nous connaissons aussi en Polynésie Française, a été déterminante dans notre volonté de rationaliser les coûts… »
1M€ d’économies ont été réalisées dès la première année de mise en place, soit (-) 14 % sur l’exercice...
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