Mai 2019  |  Témoignages  |  Témoignage CCISM  |  Stratégie Achats

La CCISM a quatre missions principales :

 

• Représenter les intérêts du commerce, de l’industrie, des services et des métiers en servant d’interface avec les pouvoirs publics.

 

• Conseiller et accompagner les entreprises dans leur vie administrative ou économique.

 

• Favoriser la formation professionnelle des chefs d’entreprise et des salariés.

 

• Contribuer au développement économique du territoire.

CONTEXTE – Maîtriser l’exercice budgétaire & Rationnaliser la gestion des dépenses dans un contexte économique difficile…

Comme ses homologues de métropole, la CCiSM de Polynésie est un établissement public à statut particulier dirigé par des chefs d’entreprises élus et non rémunérés.

 

Elle représente les intérêts de près de 20 000 Entreprises de Polynésie française.

 

La CCiSM a de nombreuses activités : elle gère le dock flottant pour les bateaux civils de Polynésie Française, les chambres froides de l’aéroport de Tahiti, et elle participe à la formation des chefs d’entreprises et des salariés.

 

Enfin, elle conseille, informe et accompagne, dans leur développement, les entreprises sur les évolutions règlementaires.

L’intégration de la solution de Gestion des Budget, Achat et de suivi des engagements "PheB" a nécessité l’embauche d’un contrôleur de gestion avec pour mission de piloter la mise en place d’une gestion structurée des Budgets et Engagements.

 

« …Un circuit papier de gestion des commandes était précédemment utilisé pour gérer les dépenses… »

 

Dans le déroulé du projet, la gestion des engagements a été mise en œuvre en priorité, suivie de la gestion des budgets.

 

SOLUTION – Automatiser & Contrôler pour maîtriser ses dépenses…

La mise en œuvre de la solution PheB a été réalisée sur les bases d’un calendrier préalablement établi (récupération des éléments tableurs pour l’année 2013).

 

Novembre 2013 – Installation de la solution et formation des utilisateurs.

 

Décembre 2013 – Saisie et gestion des premiers engagements à partir du paramétrage et des habilitations déterminées en amont.

 

Janvier 2014 – Mise en place des engagements, bons de commandes et de réception.

 

Mars 2014 – Travaux et paramétrages autour de la notion de budgets.

 

« … La mise en place de la solution a nécessité de vrais changements de comportement de la structure dans son ensemble… »

 

Aujourd’hui, l’intégralité des engagements réalisés sont saisis dans la solution PheB, sans exclusion de nature de dépense ou de minimum associé.

 

L’ensemble des postes budgétaires de notre organisation a fait l’objet de contrôles et d’économies.

 

« La solution de Contrôle Budgétaire et des Dépenses PheB nous a aidé à être plus rigoureux dans notre exécution des budgets et notre maîtrise des achats… »

 

32 des 49 collaborateurs de la CCiSM utilisent quotidiennement la solution PheB : soit autour de rôles de validation ou de saisie effective.

 

«…Le passage d’une solution de suivi de budget sur tableur, vers une solution structurante comme PheB est aujourd’hui essentiel à notre exigence de qualité et de traçabilité des dépenses… »

 

La phase de rationalisation des achats a été particulièrement spectaculaire dans son résultat. Elle s’est concrétisée par une diminution globale des dépenses toutes natures confondues.

 

«…La baisse de nos ressources, directement induite par l’effet de crise que nous connaissons aussi en Polynésie Française, a été déterminante dans notre volonté de rationaliser les coûts… »

 

1M€ d’économies ont été réalisées dès la première année de mise en place, soit (-) 14 % sur l’exercice 2014, versus 2013.

LES AVANTAGES A LA SOLUTION PheB...

• La mise en place d’abonnements de dépenses pour faciliter la production de situations trimestrielles,

 

• Un suivi direct et en temps réel des engagements en cours,

 

• Une traçabilité des budgets par nature de dépenses,

 

• Un historique des engagements passés,

 

• Un comparatif avec les années antérieures,

 

• Une vision à 360 du croisement budget/engagement pour chaque service.

«…Un circuit papier de gestion des commandes était précédemment utilisé pour gérer les dépenses… »

 

«… La mise en place de la solution a nécessité de vraies changements de comportement de la structure dans son ensemble… »

 

«…Le passage d’une solution de suivi de budget sur tableur vers une solution structurante comme PheB est aujourd’hui essentiel à notre exigence de qualité et de traçabilité des dépenses… »

La Direction de CCISM 

Polynésie Française

www.ccism.pf

«…La baisse de nos ressources, directement induite par l’effet de crise que nous connaissons aussi en Polynésie Française, a été déterminante dans notre volonté de rationaliser les coûts… »

 

« …La solution de Contrôle Budgétaire et des Dépenses PheB nous a aidé à être plus rigoureux dans notre exécution des budgets et notre maîtrise des achats… »