Quels leviers pour les acheteurs des PME pour optimiser leurs achats ?

Quels leviers pour les acheteurs des PME pour optimiser leurs achats ?

Différentes méthodes sont efficaces pour réduire les coût d'Achats de l’entreprise. Celles-ci sont applicables aussi bien pour les Petites Entreprises (10 à 49 salariés) que pour les Moyennes (50 à 499 salariés). Ces différents leviers à l’achat peuvent s’utiliser seuls, ou être combinés avec d’autres.

Globaliser ses Achats

Lorsque cela n'a pas encore été mis en oeuvre, la priorité pour les petites et les moyennes entreprises est de centraliser ses Achats. Centraliser tous ses achats auprès d’un interlocuteur unique permet de diminuer le processus des achats dits "sauvages", l'interlocuteur étant entièrement dédié aux achats. L’objectif de la globalisation des achats est d’accroitre la masse d'achats réalisés afin de tirer parti d'économies d’échelles possibles. Ainsi, il est facile d’obtenir des baisses de prix en contrepartie de l’effet de volume créé par le regroupement.

 

De plus, la centralisation des Achats aboutie en premier lieu à la réduction du nombre de fournisseurs. Cette réduction présente de nombreux avantages, car elle permet de commander des volumes plus importants auprès des fournisseurs retenus, de faciliter la négociation et d'obtenir des remises dégressives plus importantes. La globalisation permet de fait, de par le regroupement de l'activité Achats de diminuer le nombre de commandes et de factures avec à la clé une réduction du coût moyen de passation de commande.

 

Outre les économies d’échelles réalisées par un volume d’achats plus élevé ainsi qu’une meilleure répartition des coûts fixes, les entreprises peuvent compter sur l’effet d’expérience des quantités produites. En effet, plus un fournisseur fabrique de pièces, plus il les maitrise, et plus il est compétitif. Un doublement de l’expérience cumulée s’accompagne d’une réduction des coûts de 15% à 20%. Le seul danger de la globalisation est de devenir trop dépendant de ses premiers fournisseurs, surtout s’ils détiennent un savoir spécifique ou technologique. 

Mettre en place une gestion ABC de ses Achats...

Les achats s'identifient selon 3 catégories. Les classes A, B et C sont hiérarchisées par ordre d’importance. Les achats de classe C, communément considérés comme les moins stratégiques sont pourtant le "graal" d’économies insoupçonnées.

 

Stratégiques, les achats de classe A entrent dans le processus de production de l’entreprise. Matière première, ils sont aujourd’hui entièrement optimisés et sous le contrôle des Directions des Achats car ils représentent en moyenne 75 % du volume d’achats des entreprises. On les appelle également achats stratégiques, achats directs, achats de production…

 

Situés entre deux catégories, les achats de classe B sont à la fois stratégiques et ont la particularité d'être récurrents sans pour autant entrer dans le processus de production. Matériel informatique, Voyages d’entreprise, flotte de véhicules… A contrario des achats de la classe A, ils sont en général la chasse gardée des Directions des Achats et représentent en moyenne 20 % du volume d’achat des entreprises.

 

Véritable mine d'or d'économies, les Achats de Classe C ont tout intérêt à être, mais en oeuvre dans le cadre des processus Achats structurés et maitrisés.

 

De multiples actions sont possibles pour réduire vos dépenses hors production en dehors de celle, radicale, qui consisterait à ne plus rien acheter ! Définir une stratégie, veiller à son exécution est une première pierre à cet édifice.

 

Mettre en place le système d'information permettant de réussir ses objectifs est aussi une composante essentielle pour construire une politique Achats, durable...

Non récurrents, les Achats de classe C sont non récurrents et non stratégiques. Ils sont cependant chronophages en organisation et en travail, car ils concernent une multitude de produits : petit équipement industriel, mobilier et fourniture de bureau, outillage, Équipement de Protection individuelle…

 

Achats ponctuels par excellence, ils sont peu prévisibles et disséminés dans l’ensemble des départements et l'organisation de l’entreprise.

Alors qu’ils ne représentent que 5 % du volume d’achat des entreprises et de faibles montants (la commande moyenne revient à moins de 500 € - Source l'Usine Nouvelle), ils regroupent la majorité des coûts indirects :

 

• 60% du volume de commandes
• 75% du nombre de fournisseurs
• 85% du nombre d'articles

 

Mais ce qui fait des Achats de la Classe C un "fléau" pour les départements Achats, c'est qu’ils sont généralement réalisés en dehors de tout processus, occasionnant ainsi d’innombrables coûts cachés (livraison, rapprochement facture, service après-vente, erreurs et retours…).

L'intégration des Achats de Classe C dans le processus de l'organisation est indispensable à la maitrise de bout en bout de la chaine de commande et de dépense.