Pourquoi intégrer une Gestion Budgétaire à votre système d'Informations Achats...

En montrant que vous pouvez vous appuyer sur le budget au lieu de simplement le contrôler, vous obtiendrez facilement le soutien de toutes les parties prenantes. Les hauts dirigeants n’ont pas le temps de surveiller le respect du budget en permanence, et les utilisateurs, eux n’aiment pas être constamment contrôlés par quelqu’un qui vérifie la conformité des dépenses (d’ailleurs, ce n’est généralement pas nécessaire). En intégrant les budgets et les informations de suivi à votre processus achats, tout le monde peut voir facilement quelles sont les modalités en matière de gestion des dépenses.

Y a-t-il un pilote dans l'avion ?

Comme tout bon pilote, il s'avère judicieux d'avoir une vue d'ensemble sur les instruments de bord. Une gestion budgétaire installée au coeur de votre système des gestions des achats faciliter le pilotage de vos objectifs et d'avoir ainsi une vue d’ensemble sur l'ensemble des données associées à votre budget (Disponible/engagé/en cours/facturé).

Une gestion budgétaire garant de la performance Achats

Pour éviter toute frustration à l'utilisation quotidienne de votre solution Achats, celle-ci doit pouvoir ne montrer aux Acheteurs que les seules informations qu'ils sont autorisés à voir. Ces éléments sont déterminés et mis en oeuvre dans la gestion des profils utilisateurs. Ainsi, pour lancer un engagement de dépenses, l’utilisateur peut voir le détail du budget associé à la nature de l'achat et plus spécifiquement celui alloué à la nature de l'engagement souhaité.

Si la demande d'engagement est liée à un projet particulier, les demandes d’achats peuvent aussi être associées au projet, la répartition budgétaire étant automatiquement liée au budget global de celui-ci.

La demande d’achats effectuée, la gestion des approbateurs est mise en oeuvre et le workflow d'approbations distribue via mail les demandes de validations aux destinataires concernés. Les "utilisateurs valideurs" sont destinèrent d'une vue plus détaillée et étendue du budget d’achat lié à la nature de la demande faite. 

De nombreuses solutions achats sont présentes sur le marché, mais peu d'entre elles sont en mesure de proposer un réel système de définition des habilitations à la fois flexibles et liées aux budgets. Ce point est important à détailler dans votre analyse, car celui-ci sera au coeur du fonctionnement de votre future solution.

La gestion des alertes permet d'assurer la sécurité du budgété par rapport à l'engagé. Celles-ci peuvent être associées à des budgets ou à de multiples évènements spécifiques à l'activité. 

Tout approbateur est en mesure de connaitre à n'importe la partie consommée de son budget. La performance de vos achats est intiment lié à votre rigueur budgétaire. Il est impératif de lier votre solution de gestion des Achats à votre politique budgétaire.