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Avril  |  Avis d'Expert  |  Pourquoi intégrer une Gestion Budgétaire à votre SI Achats... |  Stratégie Achats

Pourquoi intégrer une Gestion Budgétaire à votre système d'Informations Achats...

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< 10 Min.

Pourquoi intégrer une Gestion Budgétaire à votre système d'Informations Achats...

Difficile de faire abstraction de l’importance de la gestion des données dans le cadre d'une gestion des Achats réellement pilotée. C'est le premier sujet sur lequel bute toute mise en place d'un processus achat digitalisé. Pourtant, la mise en oeuvre du processus Achats prend tout son sens par l'intégration d'une gestion budgétaire à son SI Achats...

Martine Keller

Martine Keller

Fondatrice de la MarketPlace

"Achats Partagés"

Martine Keller

Données
Visibilité
Simplification
Gestion Budgétaire
Procure-to-Pay by PhD Business Solutions

En montrant que vous pouvez vous appuyer sur le budget au lieu de simplement le contrôler, vous obtiendrez facilement le soutien de toutes les parties prenantes. Les hauts dirigeants n’ont pas le temps de surveiller le respect du budget en permanence, et les utilisateurs, eux n’aiment pas être constamment contrôlés par quelqu’un qui vérifie la conformité des dépenses (d’ailleurs, ce n’est généralement pas nécessaire). En intégrant les budgets et les informations de suivi à votre processus achats, tout le monde peut voir facilement quelles sont les modalités en matière de gestion des dépenses.

Y a-t-il un pilote dans l'avion ?

 

Comme tout bon pilote, il s'avère judicieux d'avoir une vue d'ensemble sur les instruments de bord. Une gestion budgétaire installée au coeur de votre système des gestions des achats faciliter le pilotage de vos objectifs et d'avoir ainsi une vue d’ensemble sur l'ensemble des données associées à votre budget (Disponible/engagé/en cours/facturé).

(c) 2021 ProcureToPay by PhD Business Solutions - Pour en savoir plus

Ainsi, le fait de connaitre instantanément le budgété restant face aux dépenses engagées permet de prendre des décisions éclairées.

Les utilisateurs se trouvent naturellement responsabilisés et font réfléchissent plus volontiers lors de la mise en oeuvre d'ub engagement de dépenses. 

De plus, la gestion des autorisations par responsabilité et plafond d'engagement permet de contrôler de manière permanente tout investissement dans la limite de ses prérogatives. 

Une gestion budgétaire garant de la performance Achats

 

Pour éviter toute frustration à l'utilisation quotidienne de votre solution Achats, celle-ci doit pouvoir ne montrer aux Acheteurs que les seules informations qu'ils sont autorisés à voir. Ces éléments sont déterminés et mis en oeuvre dans la gestion des profils utilisateurs. Ainsi, pour lancer un engagement de dépenses, l’utilisateur peut voir le détail du budget associé à la nature de l'achat et plus spécifiquement celui alloué à la nature de l'engagement souhaité.

Si la demande d'engagement est liée à un projet particulier, les demandes d’achats peuvent aussi être associées au projet, la répartition budgétaire étant automatiquement liée au budget global de celui-ci.

 

La demande d’achats effectuée, la gestion des approbateurs est mise en oeuvre et le workflow d'approbations distribue via mail les demandes de validations aux destinataires concernés. Les "utilisateurs valideurs" sont destinèrent d'une vue plus détaillée et étendue du budget d’achat lié à la nature de la demande faite. 

 

De nombreuses solutions achats sont présentes sur le marché, mais peu d'entre elles sont en mesure de proposer un réel système de définition des habilitations à la fois flexibles et liées aux budgets. Ce point est important à détailler dans votre analyse, car celui-ci sera au coeur du fonctionnement de votre future solution.

(c) 2021 ProcureToPay by PhD Business Solutions - Gestion de l'Administration - Pour en savoir plus

La gestion des alertes permet d'assurer la sécurité du budgété par rapport à l'engagé. Celles-ci peuvent être associées à des budgets ou à de multiples évènements spécifiques à l'activité. 

Tout approbateur est en mesure de connaitre à n'importe la partie consommée de son budget. La performance de vos achats est intiment lié à votre rigueur budgétaire. Il est impératif de lier votre solution de gestion des Achats à votre politique budgétaire.

Martine Keller

à propos

Martine Keller a débuté sa carrière dans l'industrie au sein d'une des plus importante organisation achats d'Europe. Diplômée d'un MBA à l'Université de Stanford (USA - Silicon Valley), elle poursuit sa carrière dans la distribution de produits Tech puis au sein de différentes organisations humanitaires internationales. Sa passion de l'achat "raisonné" là pousse à créer début 2018 le projet "Achats partagés", une MarketPlace dédiée à l'achat responsable qui fédère de nombreux donneurs d'ordres internationaux et dont la mise en service est prévue pour le second semestre 2019.

Martine Keller

Martine Keller

Fondatrice de la MarketPlace

"Achats Partagés"

Martine Keller

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