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Difficile de faire abstraction de l’importance de la gestion des données dans le cadre d'une gestion des Achats réellement pilotée. C'est le premier sujet sur lequel bute toute mise en place d'un processus achat digitalisé. Pourtant, la mise en oeuvre du processus Achats prend tout son sens par l'intégration d'une gestion budgétaire à son SI Achats...
Pour éviter toute frustration à l'utilisation quotidienne de votre solution Achats, celle-ci doit pouvoir ne montrer aux Acheteurs que les seules informations qu'ils sont autorisés à voir. Ces éléments sont déterminés et mis en oeuvre dans la gestion des profils utilisateurs. Ainsi, pour lancer un engagement de dépenses, l’utilisateur peut voir le détail du budget associé à la nature de l'achat et plus spécifiquement celui alloué à la nature de l'engagement souhaité.
Si la demande d'engagement est liée à un projet particulier, les demandes d’achats peuvent aussi être associées au projet, la répartition budgétaire étant automatiquement liée au budget global de celui-ci.
La demande d’achats effectuée, la gestion des approbateurs est mise en oeuvre et le workflow d'approbations distribue via mail les demandes de validations aux destinataires concernés. Les "utilisateurs valideurs" sont destinèrent d'une vue plus détaillée et étendue du budget d’achat lié à la nature de la demande faite.
De nombreuses solutions achats sont présentes sur le marché, mais peu d'entre elles sont en mesure de proposer un réel système de définition des habilitations à la fois flexibles et liées aux budgets. Ce point est important à détailler dans votre analyse, car celui-ci sera au coeur du fonctionnement de votre future solution.
La gestion des alertes permet d'assurer la sécurité du budgété par rapport à l'engagé. Celles-ci peuvent être associées à des budgets ou à de multiples évènements spécifiques à l'activité.
Tout approbateur est en mesure de connaitre à n'importe la partie consommée de son budget. La performance de vos achats est intiment lié à votre rigueur budgétaire. Il est impératif de lier votre solution de gestion des Achats à votre politique budgétaire.
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