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Commandes perdues, mauvaise répartition dans l'organisation, e-mail de commande client partie en spam de messagerie, procédures complexes voire incompréhensibles, traitement inefficace des commandes et service achats en souffrance... il y a tellement de raisons de s'équiper d'un logiciel Achats que l'imagination ne saurait toutes les lister.
Il existe de nombreuses raisons de faire usage d'un logiciel Achats. Bon nombre d'entreprises ont fait leur choix en parcourant Internet à la recherche de l'outil capable de prendre en charge les activités liées à leurs achats. Quel que soit le degré d'importance du périmètre fonctionnel attendu, il est essentiel de faire le bon choix. Voici quelques pistes à suivre pour maximiser ses chances de réussites...
Chaque organisation a ses propres méthodologies en matière d'Achats. Quelles que soient vos contraintes, privilégiez des solutions à fort pouvoir de paramétrage et solidement ancrées sur leurs marchés.
Une recherche rapide en ligne vous montrera qu'il existe d'innombrables solutions. Trois types d'outils se dégagent des choix possibles.
Les solutions en lignes (cloud) prenant en charge toutes les tâches et fonctions de l'approvisionnement, à savoir les demandes d'achat, les bons de commande, la gestion des factures et des contrats ainsi que la gestion des fournisseurs. L'écosystème Achats est interconnecté sur l'ensemble de la chaine des processus. La principale limite à ce type de solution est l'interopérabilité devant exister avec les autres briques logicielles de l'entreprise, souvent utilisée et installée localement dans l'entreprise.
Les ERP comportent généralement un module «achats». Ceux-ci sont censés couvrir toutes les fonctions d'un outil d'achat dédié, mais la réalité est souvent moins riche fonctionnellement et principalement axé sur la collaboration avec les autres fonctions de l'ERP.
Il existe différents problèmes lors de l'utilisation d'un module d'approvisionnement d'un ERP :
Enfin, vous pouvez faire le choix d'une solution spécialisée, dit BofB, qui répondra à toute ou partie des processus Achats devant être mis en oeuvre dans votre organisation. L'avantage principal de ce type de solution est leur extrême polyvalence, la mise en oeuvre en mode "tirroir" et leur capacité à se "tordre" à l'envie à vos processus.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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