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La préparation d'un plan de continuité des activités aidera votre entreprise à se rétablir plus efficacement si un incident se produit. Vous ne pourrez peut-être pas prévoir tous les types d'incidents susceptibles de menacer votre entreprise, mais vous pouvez élaborer un plan qui couvre une gamme d'incidents (par exemple, catastrophes naturelles, problèmes informatiques, problèmes de personnel).
Pour tirer le meilleur parti d'un plan de continuité des activités, vous devez inclure un calendrier de test et de mise à jour, en vous assurant de prendre en compte tout changement dans votre entreprise, votre secteur ou l'endroit où vous opérez.
Votre plan de continuité des activités doit contenir toutes les informations dont vous avez besoin pour relancer votre entreprise après un incident ou une crise. Cela peut inclure l'exploitation à distance depuis votre lieu de travail habituel.
Votre plan de continuité des affaires fera partie de votre plan d'affaires.
La taille et la complexité de votre plan de continuité des activités dépendront de votre entreprise. Il comprendra généralement les sections suivantes :
La section d'introduction d'un plan de continuité des activités comprend des informations sur la distribution de votre plan, ses objectifs et un résumé des termes courants utilisés dans le plan. Voici quelques-uns des aspects clés de la section d'introduction.
Les détails de la liste de distribution :
Le résumé fournit une vue d'ensemble de votre plan de continuité des activités. Il comprend des informations sur vos priorités et un aperçu de ce que vous devrez faire pour continuer si votre entreprise est affectée par un incident. La section du résumé analytique est souvent rédigée en dernier, lorsque vous avez évalué les risques potentiels pour votre entreprise et développé des stratégies pour y faire face.
La section des objectifs décrit ce que vous espérez accomplir avec votre plan de continuité des activités et aide votre personnel à comprendre ce que l'on attend d'eux en cas d'incident.
Le glossaire explique les termes, les définitions et les acronymes utilisés tout au long de votre plan de continuité des activités.
Le plan de gestion des risques identifie les risques potentiels qui peuvent influencer votre entreprise. Il évalue l'impact que ces risques auraient sur votre entreprise et les stratégies nécessaires pour réduire les impacts qu'ils pourraient avoir.
Votre plan de gestion des risques :
Une analyse d'impact sur l'entreprise identifie les activités de votre entreprise qui sont essentielles à sa survie, également appelées activités commerciales critiques. Il vous aide également à identifier :
Votre plan de réponse aux incidents contient toutes les informations dont vous aurez besoin pour réagir immédiatement avant et après un incident ou une crise. Le plan peut également être accompagné de documents ou de plans associés (par exemple, un plan d'évacuation ).
Selon la taille de votre entreprise, votre plan de réponse aux incidents peut inclure les sections suivantes.
La section d'ouverture de votre plan d'intervention en cas d'incident doit inclure un énoncé clair des circonstances dans lesquelles le plan sera activé, comme une catastrophe naturelle. Il comprend également des détails sur le personnel autorisé à activer le plan.
La constitution d'une équipe de réponse aux incidents dépendra du nombre d'employés dont vous disposez et des types d'incidents auxquels vous devrez peut-être répondre. Vous devrez peut-être faire appel à une équipe externe (par exemple, un comptable et une aide juridique) pour soutenir votre réponse aux incidents.
Si vous avez suffisamment de membres du personnel, vous devez identifier qui sera essentiel pour répondre à un incident et, si possible, un remplaçant approprié en cas d'indisponibilité. Pour les petites entreprises, vous constaterez peut-être que tout votre personnel sera nécessaire si un incident se produit.
La section des communications de votre plan de réponse aux incidents répertorie les principales méthodes de communication et les délais nécessaires pour assurer la sécurité de tous et relancer votre entreprise en cas d'incident. Le fait d'avoir une hiérarchie de communication claire permettra de diffuser rapidement les messages vitaux au sein de votre équipe d'intervention et d'autres parties prenantes essentielles.
La section des listes de contacts comprend des détails à jour sur toutes les personnes avec lesquelles vous devrez communiquer lors d'un incident, telles que :
Créez des listes de contrôle des actions auxquelles vous devez répondre dans les 24 premières heures et des actions stratégiques requises suite à l'incident. Ceux-ci peuvent inclure :
Le plan de reprise décrit les étapes que vous devrez suivre pour relancer votre entreprise après un incident ou une crise. Il comprend un délai réaliste dans lequel vous pouvez remettre vos opérations sur les rails afin de minimiser les pertes financières.
La section test et maintenance comprend des détails sur la façon dont vous testerez la fiabilité de votre plan de continuité des activités et le maintiendrez à jour. Il comprend:
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Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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