Gestion du Risque : Planifier la continuité de ses activités...

La préparation d'un plan de continuité des activités aidera votre entreprise à se rétablir plus efficacement si un incident se produit. Vous ne pourrez peut-être pas prévoir tous les types d'incidents susceptibles de menacer votre entreprise, mais vous pouvez élaborer un plan qui couvre une gamme d'incidents (par exemple, catastrophes naturelles, problèmes informatiques, problèmes de personnel).

Pour tirer le meilleur parti d'un plan de continuité des activités, vous devez inclure un calendrier de test et de mise à jour, en vous assurant de prendre en compte tout changement dans votre entreprise, votre secteur ou l'endroit où vous opérez.

Que contient un plan de continuité des activités

Votre plan de continuité des activités doit contenir toutes les informations dont vous avez besoin pour relancer votre entreprise après un incident ou une crise. Cela peut inclure l'exploitation à distance depuis votre lieu de travail habituel.

Votre plan de continuité des affaires fera partie de votre plan d'affaires.

La taille et la complexité de votre plan de continuité des activités dépendront de votre entreprise. Il comprendra généralement les sections suivantes :

• résumé, introduction, liste de distribution, objectifs et glossaire
• plan de gestion des risques avec analyse d'impact sur l'entreprise
• plan d'intervention en cas d'incident, avec activation du plan, équipe d'intervention en cas d'incident, communications et liste de contacts
• plan de redressement
• tester, évaluer et mettre à jour le calendrier.

Introduction

La section d'introduction d'un plan de continuité des activités comprend des informations sur la distribution de votre plan, ses objectifs et un résumé des termes courants utilisés dans le plan.

Voici quelques-uns des aspects clés de la section d'introduction.

Liste de distribution

Les détails de la liste de distribution : 

• où des copies du plan sont stockées (y compris les enregistrements électroniques stockés hors site), au cas où votre copie originale serait détruite ou inaccessible lors d'un incident
• qui a besoin d'une copie du plan
• tout autre document et plan associé (par exemple, un plan d'évacuation ) et des listes de contrôle pour des incidents spécifiques (par exemple , catastrophes naturelles , pandémies ).

Résumé

Le résumé fournit une vue d'ensemble de votre plan de continuité des activités. Il comprend des informations sur vos priorités et un aperçu de ce que vous devrez faire pour continuer si votre entreprise est affectée par un incident. La section du résumé analytique est souvent rédigée en dernier, lorsque vous avez évalué les risques potentiels pour votre entreprise et développé des stratégies pour y faire face.

Objectifs

La section des objectifs décrit ce que vous espérez accomplir avec votre plan de continuité des activités et aide votre personnel à comprendre ce que l'on attend d'eux en cas d'incident.

Glossaire

Le glossaire explique les termes, les définitions et les acronymes utilisés tout au long de votre plan de continuité des activités.

Plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques identifie les risques potentiels qui peuvent influencer votre entreprise. Il évalue l'impact que ces risques auraient sur votre entreprise et les stratégies nécessaires pour réduire les impacts qu'ils pourraient avoir.

Votre plan de gestion des risques :

• répertorie les risques potentiels pour votre entreprise
• analyse la probabilité que les risques se produisent
• évalue les conséquences ou les impacts de la survenance du risque
• classe les risques à traiter par ordre de priorité
• identifie les moyens de gérer et d'atténuer (réduire) les risques.

Analyse de l'impact des affaires

Une analyse d'impact sur l'entreprise identifie les activités de votre entreprise qui sont essentielles à sa survie, également appelées activités commerciales critiques. Il vous aide également à identifier :

• les ressources nécessaires pour soutenir chaque activité
• l'impact de l'arrêt de ces activités
• combien de temps votre entreprise pourrait faire face sans ces activités.

Plan de réponse aux incidents

Votre plan de réponse aux incidents contient toutes les informations dont vous aurez besoin pour réagir immédiatement avant et après un incident ou une crise. Le plan peut également être accompagné de documents ou de plans associés (par exemple, un plan d'évacuation ).

Selon la taille de votre entreprise, votre plan de réponse aux incidents peut inclure les sections suivantes.

Activation du forfait

La section d'ouverture de votre plan d'intervention en cas d'incident doit inclure un énoncé clair des circonstances dans lesquelles le plan sera activé, comme une catastrophe naturelle. Il comprend également des détails sur le personnel autorisé à activer le plan.

Équipe de réponse aux incidents

La constitution d'une équipe de réponse aux incidents dépendra du nombre d'employés dont vous disposez et des types d'incidents auxquels vous devrez peut-être répondre. Vous devrez peut-être faire appel à une équipe externe (par exemple, un comptable et une aide juridique) pour soutenir votre réponse aux incidents.

Si vous avez suffisamment de membres du personnel, vous devez identifier qui sera essentiel pour répondre à un incident et, si possible, un remplaçant approprié en cas d'indisponibilité. Pour les petites entreprises, vous constaterez peut-être que tout votre personnel sera nécessaire si un incident se produit.

Communication

La section des communications de votre plan de réponse aux incidents répertorie les principales méthodes de communication et les délais nécessaires pour assurer la sécurité de tous et relancer votre entreprise en cas d'incident. Le fait d'avoir une hiérarchie de communication claire permettra de diffuser rapidement les messages vitaux au sein de votre équipe d'intervention et d'autres parties prenantes essentielles.

Listes de contacts

La section des listes de contacts comprend des détails à jour sur toutes les personnes avec lesquelles vous devrez communiquer lors d'un incident, telles que :

• le personnel interne et leurs familles ou proches
• services d'urgence
• contacts externes (par exemple fournisseurs, clients, distributeurs).
• assurances, banques et prestataires de services.

Créez des listes de contrôle des actions auxquelles vous devez répondre dans les 24 premières heures et des actions stratégiques requises suite à l'incident. Ceux-ci peuvent inclure :

• évaluation de la situation
• communication avec le personnel, les fournisseurs et les distributeurs
• réponse des médias
• budget de trésorerie.

Plan de redressement

Le plan de reprise décrit les étapes que vous devrez suivre pour relancer votre entreprise après un incident ou une crise. Il comprend un délai réaliste dans lequel vous pouvez remettre vos opérations sur les rails afin de minimiser les pertes financières.

Tester, évaluer et mettre à jour le calendrier

La section test et maintenance comprend des détails sur la façon dont vous testerez la fiabilité de votre plan de continuité des activités et le maintiendrez à jour. Il comprend:

• stratégies et un calendrier pour tester le plan
• revoir et mettre à jour les horaires et les délais
• un historique détaillé des révisions.