Procure to Pay : Passage du mode manuel à l'automatisation...

Pourquoi automatiser ses processus Procure to Pay ?

Avant la pandémie, les stratégies étaient axées sur le gain de temps et la réduction des dépenses. Aujourd'hui, les budgets, les méthodes et les modèles d'entreprise sont élaborés chaque semaine alors que les équipes financières s'efforcent de maintenir l'entreprise à flot...

Pour contrôler les dépenses, de nombreux dirigeants veulent de la transparence dans tous les aspects du processus financier et des recommandations basées sur les tendances et les données. C'est pourquoi un nombre croissant de directeurs financiers cherchent à moderniser les procédures de passation de marchés.

L'automatisation de la méthode "achat-paiement" ne signifie pas qu'il faille remplacer complètement le système ERP. Il s'agit de tirer parti des nouvelles technologies pour optimiser l'achat et le paiement des biens/services d'une organisation.

Gagner du temps

L'automatisation de l'approvisionnement prend en charge les tâches manuelles qui consomment du temps, tel que l'impression, la numérisation, le classement et la saisie manuelle des données. En outre, les factures sont acheminées électroniquement pour approbation, ce qui évite aux collaborateurs de courir après les signataires. Dans ses conditions, plus de 85 % des factures sont payées sur la base de conditions connues et le service achats ne gère que les factures comportant des exceptions...

Réduire les dépenses

L'automatisation et la modernisation des processus Procure to Pay permettent à la direction générale de mieux comprendre les performances de l'entreprise. Elle permet de procéder à des achats avec des dépenses préapprouvées dans différentes catégories afin d'avoir un contrôle maitrisé des dépenses et pouvoir ainsi acheter des articles auprès de fournisseurs privilégiés pour éviter les dépenses inconsidérées.

Les détails sur les performances des fournisseurs sont facilement accessibles et les statistiques facilitent la maitrise des paiements anticipés ou les frais de retard. Tous ces détails permettent aux professionnels de la finance de négocier pour obtenir de meilleurs prix, d'empêcher les fournisseurs de surfacturer et de déployer de meilleures stratégies en matière de dépenses...

Réduire les risques d'erreur

Outre les économies réalisées, le risque d'erreur est considérablement réduit. Dans les cas où la procédure est entièrement automatisée, l'erreur humaine est totalement éradiquée. Les cas d'erreur humaine dans le cadre d'un processus P2P traditionnel comprennent le paiement d'un montant incorrect, la duplication de factures, et bien plus encore...

Transparence

Il est parfois difficile pour les équipes Finance de connaitre l'état à un instant tu d'un processus en cours (endroit où se trouve une facture à un moment donné ou si un bon de commande a été rempli et reçu).

Il peut être ainsi difficile de finaliser des régularisations en temps voulu ou de résoudre des problèmes rapidement. Grâce à l'automatisation des processus P2P, la Direction financière peut gérer la méthode P2P complète sur un seul système avec une seule interface. Les directeurs financiers auront accès aux tendances et aux progrès de l'équipe en matière d'objectifs.

Automatisation du processus de saisie des factures

De nombreuses factures peuvent faire l'objet d'une automatisation du process de saisie. Ainsi, les problèmes tels que les numéros de commande manquants, les fournisseurs non enregistrés, les factures en double sont moins nombreux et traités en amont avant de créer des problèmes majeurs et d'augmenter le travail en aval.

Automatiser le procesus d'approbation des factures

L'automatisation des approbations permet d'acheminer les factures par voie électronique en réduisant les délais d'approbation. Des règles complexes basées sur des hiérarchies, des rôles et des limites d'approbation modifiables peuvent être configurées pour garantir le respect des politiques de dépenses de l'entreprise.

Automatiser le rapprochement des factures

Le rapprochement automatisé des factures, des bons de commande et des notes de réception des marchandises supprime le traitement manuel. Les technologies modernes comme l'OCR permettent de traiter directement jusqu'à 85 % des factures..

Faire le choix d'une solution externe intégrable à son ERP

Les solutions modernes d'automatisation des processus Procure to Pay s'intègrent de manière transparente à la solution ERP présente dans l'entreprise. Elle garantit une vision granulaire de l'ensemble de la méthode P2P ainsi qu'une piste d'audit pour chaque transaction. Les modules d'analyses permettent aux responsables financiers de suivre et d'améliorer constamment les méthodes existantes et d'améliorer les méthodes opérationnelles tout en fournissant des rapports de fin de mois précis et opportuns.

Plus de 75 % des directeurs financiers considèrent l'automatisation et la technologie numérique comme la meilleure opportunité d'améliorer l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, l'expérience client et la capacité d'innovation. La mise en oeuvre d'une solution Procure to Pay offre une assurance et une stratégie permettant de règlementer les dépenses et de les contenir en fournissant des informations fiables et immédiates. En comprenant les différentes étapes de l'automatisation des achats, les professionnels chevronnés peuvent repérer les procédures au sein de l'entreprise qui bénéficierait grandement, comme d'autres l'ont fait, de la mise en œuvre d'une telle automatisation.