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www.strategie-achats.com - 2022 - Le portail dédié à la fonction Achats en entreprise
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Il existe de nombreuses façons de classifier les entreprises répondants à la terminologie de PME/PMI. L'écosystème des entreprises étant très différent d'un pays à l'autre, voir, d'un continent à l'autre, nous avons souhaiter articuler notre étude sur la recommandation donnée par l’Union européenne, s'articulant autour de trois critères que l'on pourra considérer comme représentatifs du tissu économique des pays de l'union.
En France, la PME/PMI est une entreprise de moins de 500 salariés, gérée par un "fondateur ou l’un de ses descendants", pouvant faire l'objet d'une reprise par des concurrents, de petits groupes souhaitant réaliser une croissance externe ou des personnes privées.
Effectifs salariés selon la catégorie d'entreprise et type de contrôle Source INSEE 2018
Répartition des entreprises par profil Source INSEE 2018
Les PME/PMI sont depuis de nombreuses années dans une phase de prise de conscience de la nécessité de mieux gérer ses Achats. Pour bon nombre d'entre elles, on ne parle pas encore de Service Achats. Cependant, cette prise de conscience a pour effet d'identifier de manière plus large ce que serait la fonction Achats dans l'entreprise. La crise de la COVID a accentué cette prise de conscience.
Aujourd'hui, le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solution 2021 met en lumière que près de 66% des PME précisent faire la différence entre la fonction Achats et celle des Approvisionnements. Dans les faits, les achats de production représentent en moyenne 71% des achats réalisés contre 29% pour les achats "dits" de fonctionnements.
Enfin, il est à noter que la typologie d'une PME/PMI a une influence directe sur celle de son service achats, voir même de son existence. En dessous de 20 salariés, le service Achats est clairement inexistant. La barrière des 50 salariés franchie, un embryon de service commence à exister, quant à partir de 100 salariés et plus, il existe une véritable structure dédiée aux Achats.
Il est cependant important de noter qu'en moyenne, trois PME sur cinq ne disposent pas de service achats déclaré. Sur la strate supérieure des entreprises, dites MGE (moyennes et grandes entreprises - 500 à 2000 salariés - deux tiers d'entres elles ont un service Achats dédié. Pour les PME/PMI, la création d'un service Achats permet de rééquilibrer la relation donneur d'ordres/Fournisseurs.
Il est cependant important de noter que les PME/PMI se considèrent détentrice d'un service Achats quand le responsable des achats est principalement chargé d’Achats, d’approvisionnement et de logistique. À contrario, quand la responsabilité des achats est assurée par le directeur général, le responsable de production ou la qualité, l’entreprise considère qu’elle n’a pas de service achats.
Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions a mis en évidence au travers de ses échanges avec les PME/PMI françaises les critères pouvant favoriser la création d'un service Achats.
Les PME/PMI ayant mis en place un service Achats s'appuient sur différents éléments de mesure, à la fois concrets et organisationnels :
Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions met en évidence que la grande majorité des PME/PMI françaises, 71% des dirigeants ont mis en oeuvre une politique d'achats qu'ils estiment être un facteur essentiel du développement et de croissance de leur entreprise.
Lorsque les PME/PMI ne disposent pas d'un service Achats dédié, le nombre de salariés pouvant réaliser des achats augmente avec la taille de l’entreprise. Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions fait état qu'en moyenne, trois personnes réalisent ceux-ci, mais dans les entreprises de 200 à 500 salariés, le nombre peut monter à 6
Les dirigeants des PME/PMI ou leurs plus proches collaborateurs se réservent les Achats "dits" stratégiques (investissements, matières premières, composants importants en volume...). Les autres acteurs des Achats dans l'entreprise sont le plus souvent, les responsables de fabrication, des méthodes ou les chefs d’ateliers.
Les chefs d'entreprises privilégient les solutions qu'ils qualifient de simples. Recours à des fournisseurs de proximité ou à des connaissances, sans chercher de nouveaux contacts pouvant éventuellement diminuer les coûts ou augmenter la qualité./PMI
Dans les faits, dans les PME/PMI qui disposent d’un service Achats, le nombre de personnes chargées de réaliser ceux-ci est moins important que dans les entreprises sans service Achats. La taille du service achats varie avec la taille de l’entreprise, mais le nombre de personnes qui réalisent les achats à proprement parler au sein du service achats varie de une à deux. Il est à noter que l’existence d’un Responsable ou Directeur des Achats qui encadre plusieurs acheteurs n'existe que dans les plus grosses PME.
Selon Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions, dans une PME/PMI sur dix, le responsable des achats a cette seule fonction. Dans la majorité des PME, la responsabilité des achats est une fonction annexe à la fonction de Direction Générale, Direction de la Production ou Direction Administrative.
De plus, le Responsable des Achats a très rarement suivi une formation initiale ou continue sur le domaine. Il a généralement suivi une formation technique, en rapport avec le métier de l’entreprise. De ce fait, il apparait que les PME/PMI recherchent en priorité des compétences issues de formation technique autour de ce qui sera acheté plutôt que d'iun véritable savoir-faire d’acheteur. À contrario du métier de vendeur, les PME/PMI de moins de 50 salariés n’ont pas conscience que l’achat nécessite une compétence spécifique.
D’une manière générale, il apparait que peu d’achats sont confiés à la fonction Achats dans les PME en dehors des matières premières. La fonction achats se charge essentiellement de la négociation, des conditions d’achats, du choix des fournisseurs et des contrôles administratifs de conformité entre bons de commande, bons de livraison, factures et prix négociés.
Il reste beaucoup de travail d'évangélisation sur la fonction Achats autour du segment des PME/PMI en France.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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