La Fonction Achats dans les PME d'aujourd'hui...

PME/PMI : De nombreux profils, des points communs évidents...

Il existe de nombreuses façons de classifier les entreprises répondants à la terminologie de PME/PMI. L'écosystème des entreprises étant très différent d'un pays à l'autre, voir, d'un continent à l'autre, nous avons souhaiter articuler notre étude sur la recommandation donnée par l’Union européenne, s'articulant autour de trois critères que l'on pourra considérer comme représentatifs du tissu économique des pays de l'union. 

• Employer moins de 250 personnes
• Un chiffre d’affaires annuel inférieur à 40 millions d’euros
• Un critère d’indépendance articulé autour d'une détention à  hauteur de 25% ou plus du capital ou des droits de vote par une entreprise.

En France, la PME/PMI est une entreprise de moins de 500 salariés, gérée par un "fondateur ou l’un de ses descendants", pouvant faire l'objet d'une reprise par des concurrents, de petits groupes souhaitant réaliser une croissance externe ou des personnes privées.

L'existence d'un service Achats à t-il un sens dans une PME ?

Les PME/PMI sont depuis de nombreuses années dans une phase de prise de conscience de la nécessité de mieux gérer ses Achats. Pour bon nombre d'entre elles, on ne parle pas encore de Service Achats. Cependant, cette prise de conscience a pour effet d'identifier de manière plus large ce que serait la fonction Achats dans l'entreprise. La crise de la COVID a accentué cette prise de conscience. 

Aujourd'hui, le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solution 2021 met en lumière que près de 66% des PME précisent faire la différence entre la fonction Achats et celle des Approvisionnements. Dans les faits, les achats de production représentent en moyenne 71% des achats réalisés contre 29% pour les achats "dits" de fonctionnements.

Enfin, il est à noter que la typologie d'une PME/PMI a une influence directe sur celle de son service achats, voir même de son existence. En dessous de 20 salariés, le service Achats est clairement inexistant. La barrière des 50 salariés franchie, un embryon de service commence à exister, quant à partir de 100 salariés et plus, il existe une véritable structure dédiée aux Achats. 

Il est cependant important de noter qu'en moyenne, trois PME sur cinq ne disposent pas de service achats déclaré. Sur la strate supérieure des entreprises, dites MGE (moyennes et grandes entreprises - 500 à 2000 salariés - deux tiers d'entres elles ont un service Achats dédié. Pour les PME/PMI, la création d'un service Achats permet de rééquilibrer la relation donneur d'ordres/Fournisseurs. 

Il est cependant important de noter que les PME/PMI se considèrent détentrice d'un service Achats quand le responsable des achats est principalement chargé d’Achats, d’approvisionnement et de logistique. À contrario, quand la responsabilité des achats est assurée par le directeur général, le responsable de production ou la qualité, l’entreprise considère qu’elle n’a pas de service achats.

Quels sont les critères pouvant favoriser l’existence d’un service achats dans les PME/PMI ?

Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions a mis en évidence au travers de ses échanges avec les PME/PMI françaises les critères pouvant favoriser la création d'un service Achats. 

• La taille de l’entreprise
• Le Chiffre d'affaires de l'entreprise
• Son affiliation à un groupe
• Son secteur d’activité
• La diversité des achats effectués

Les PME/PMI ayant mis en place un service Achats s'appuient sur différents éléments de mesure, à la fois concrets et organisationnels :

• Volonté de réduire les coûts d’achats
• Mise en avant de critères d’achats mesurables : qualité,fiabilité, flexibilité, SAV
• Réduction du nombre de fournisseurs
• Amélioration des conditions de règlement
• Achats au meilleur rapport qualité/prix

Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions met en évidence que la grande majorité des PME/PMI françaises, 71% des dirigeants ont mis en oeuvre une politique d'achats qu'ils estiment être un facteur essentiel du développement et de croissance de leur entreprise. 

Qui est chargé de l’acte d’achats dans les PME aujourd’hui ?

Lorsque les PME/PMI ne disposent pas d'un service Achats dédié, le nombre de salariés pouvant réaliser des achats augmente avec la taille de l’entreprise. Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions fait état qu'en moyenne, trois personnes réalisent ceux-ci, mais dans les entreprises de 200 à 500 salariés, le nombre peut monter à 6

Les dirigeants des PME/PMI ou leurs plus proches collaborateurs se réservent les Achats "dits" stratégiques (investissements, matières premières, composants importants en volume...). Les autres acteurs des Achats dans l'entreprise sont le plus souvent, les responsables de fabrication, des méthodes ou les chefs d’ateliers.

Les chefs d'entreprises privilégient les solutions qu'ils qualifient de simples. Recours à des fournisseurs de proximité ou à des connaissances, sans chercher de nouveaux contacts pouvant éventuellement diminuer les coûts ou augmenter la qualité./PMI 

Dans les faits, dans les PME/PMI qui disposent d’un service Achats, le nombre de personnes chargées de réaliser ceux-ci est moins important que dans les entreprises sans service Achats. La taille du service achats varie avec la taille de l’entreprise, mais le nombre de personnes qui réalisent les achats à proprement parler au sein du service achats varie de une à deux. Il est à noter que l’existence d’un Responsable ou Directeur des Achats qui encadre plusieurs acheteurs n'existe que dans les plus grosses PME.

Selon Le baromètre Stratégie Achats/PhD Business Solutions, dans une PME/PMI sur dix, le responsable des achats a cette seule fonction. Dans la majorité des PME, la responsabilité des achats est une fonction annexe à la fonction de Direction Générale, Direction de la Production ou Direction Administrative.

De plus, le Responsable des Achats a très rarement suivi une formation initiale ou continue sur le domaine. Il a généralement suivi une formation technique, en rapport avec le métier de l’entreprise. De ce fait, il apparait que les PME/PMI recherchent en priorité des compétences issues de formation technique autour de ce qui sera acheté plutôt que d'iun véritable savoir-faire d’acheteur. À contrario du métier de vendeur, les PME/PMI de moins de 50 salariés n’ont pas conscience que l’achat nécessite une compétence spécifique.

D’une manière générale, il apparait que peu d’achats sont confiés à la fonction Achats dans les PME en dehors des matières premières. La fonction achats se charge essentiellement de la négociation, des conditions d’achats, du choix des fournisseurs et des contrôles administratifs de conformité entre bons de commande, bons de livraison, factures et prix négociés.

Il reste beaucoup de travail d'évangélisation sur la fonction Achats autour du segment des PME/PMI en France.