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Si la GED est naturellement associée à ses propres coûts d'exploitation (infrastructure, formation), elle permet surtout de réduire divers coûts liés directement associés à l'existence de documents papier
Tarifs des Consommables
Entretien du matériel d'impression et de reproduction
Traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),
Archivage des documents à durée de vie importante.
De nombreux documents sont créés ou modifiés chaque jour dans l'entreprise.
A ces coûts, Il est indispensable d'y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise, gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement, faire en sorte qu'ils soient routés aux bonnes personnes...
Toutes ces tâches et process peuvent s'avérer titanesques. La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document.
Si les procédures mises en oeuvre sont adaptées, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. La situation critique où l'unique copie d'un document important était « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé.
Un document dématérialisé peut aussi circuler plus rapidement que son support papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent instantanés.
L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un dossier est sans commune mesure plus rapide.
La recherche en texte intégral peut permettre de retrouver un document plus rapidement
Les documents similaires ou liés peuvent être mis en relation par la GED
Le remplissage automatique de certaines métadonnées évite des erreurs d'indexation et d'archivage
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Gestion des Achats
Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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