Avril 2018  |  Avis d'Expert  |  GED & Gestion des Achats  |  Stratégie Achats

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire ! Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble être une alternative évidente...

La Gestion Electronique des Documents regroupe un ensemble de techniques facilitant la gestion des flux des documents entrants, sortants ou circulants au sein de votre entreprise.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire !

Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble être une alternative évidente.  Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant. 

PheB intègre tout au long de sa chaîne de production et de traitement de l'information un outil puissant prenant en charge directement les opérations de gestion des documents...

La GED Gestion Electronique de Documents est à la fois un enjeu organisationnel et de Réduction des coûts

 

Si la GED est naturellement associée à ses propres coûts d'exploitation (infrastructure, formation), elle permet surtout de réduire divers coûts liés directement associés à l'existence de documents papier

 

Tarifs des Consommables

Entretien du matériel d'impression et de reproduction

Traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),

Archivage des documents à durée de vie importante.

 

De nombreux documents sont créés ou modifiés chaque jour dans l'entreprise.

A ces coûts, Il est indispensable d'y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise, gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement, faire en sorte qu'ils soient routés aux bonnes personnes...

 

Toutes ces tâches et process peuvent s'avérer titanesques. La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document.

 

Si les procédures mises en oeuvre sont adaptées, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. La situation critique où l'unique copie d'un document important était « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé.

 

Grâce à la GED intégrée au coeur de la solution PheB, Un document dématérialisé est stocké et son état de traitement courant est connu à tout moment.

 

Un document dématérialisé peut aussi circuler plus rapidement que son support papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent instantanés.

 

L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un dossier est sans commune mesure plus rapide.

 

    La recherche en texte intégral peut permettre de retrouver un document plus rapidement

    Les documents similaires ou liés peuvent être mis en relation par la GED

    Le remplissage automatique de certaines métadonnées évite des erreurs d'indexation et d'archivage

La GED Gestion Electronique de Documents, Enjeux réglementaires pour répondre aux contraintes légales en matière d'archivage

 

La législation et les réglementations  imposent certaines contraintes en matière d'archivage

 

Assurer l'authenticité d'un document,

Identifier l'auteur d'un document,

Stocker des documents pendant plusieurs années,

Prévenir la destruction accidentelle de documents.

 

La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes.