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Lorsqu'une organisation manipule des produits dont les prix sont volatils, il est probable que les mouvements de prix affecteront également leurs volumes de production et leurs prix de vente. Des prix élevés rongent les marges lorsque la demande pour le produit d'une entreprise est très élastique. Les produits dont les prix sont volatils comprennent le pétrole et les produits pétroliers, les produits frais et les matières premières de valeur comme l'or.
Pour faire face à la volatilité des prix en tant que risque d'approvisionnement, les organisations doivent disposer d'un fonds pour couvrir ces mouvements de prix au lieu de répercuter le coût sur les consommateurs finaux. De plus, développer une bonne relation avec les fournisseurs pourrait aider à gagner des contrats d'approvisionnement à long terme avec des prix fixes. Cela enlève la volatilité et aide également à la planification à long terme.
Il existe un risque que les personnes chargées de prendre des décisions en matière d'approvisionnement au sein d'une organisation agissent dans leur propre intérêt plutôt que dans celui de l'organisation. L'organisation peut acquérir des biens qui ne sont pas nécessaires ou à des prix supérieurs aux prix réels du marché. Cela peut être évité en ayant des contrôles internes élaborés. Tous les achats doivent commencer par une demande d'achat soumise à un examen pour déterminer le besoin du produit et la disponibilité des fonds. Il est également crucial que la responsabilité soit clairement attribuée pour éviter les incertitudes sur les personnes responsables de toutes les acquisitions.
Les organisations doivent procéder à une évaluation appropriée de tous leurs besoins en matière d'approvisionnement, de préférence avant le début de chaque période budgétaire. Cela garantit qu'un budget est préparé avec une bonne connaissance de ce qui est nécessaire. Les connaissances passées et un examen des circonstances changeantes aideront à prévoir ce dont l'organisation a besoin dans la période actuelle. Ainsi, une évaluation des besoins est primordiale. Cela aidera à éviter l'acquisition de produits inutiles ou obsolètes. Cela peut également empêcher les ministères d'acquérir des produits similaires alors qu'un approvisionnement commun serait plus prudent.
La gestion des contrats fait référence à tous les processus impliqués depuis la création d'un accord avec un fournisseur jusqu'à la résiliation du contrat. La plupart des travaux de gestion des contrats impliquent une analyse des performances par rapport aux termes du contrat. La gestion des contrats peut devenir assez compliquée pour les grands projets où plusieurs fournisseurs sont impliqués et où un professionnel est nécessaire pour vérifier la qualité du travail. Beaucoup de paperasse est également susceptible de compliquer la gestion.
La solution optimale pour la gestion des contrats est un logiciel de gestion des contrats. C'est l'un des meilleurs outils de gestion des risques de la chaîne d'approvisionnement . Le logiciel dispose d'un référentiel où toute la correspondance peut être stockée, les modifications apportées et suivies, et les notifications définies pour les jalons importants du projet. Un logiciel de gestion des contrats permet de savoir plus facilement quand une violation des termes du contrat se produit.
La mauvaise performance des fournisseurs est un risque présent dans pratiquement tous les secteurs. Cependant, ce risque diminue à mesure que la relation entre l'acheteur et le fournisseur se développe. Lorsque vous travaillez avec de nouveaux fournisseurs, il est prudent de demander une preuve des travaux antérieurs effectués. Parfois, avant d'émettre un gros contrat, certaines entreprises procèdent à une évaluation de capacité précontractuelle ou à une mise en concurrence entre plusieurs fournisseurs. Leur performance éclaire ensuite la décision à qui attribuer le contrat.
Lorsqu'une organisation n'est pas en mesure d'effectuer correctement la vérification des fournisseurs, il est possible d'engager un consultant pour le processus.
La lenteur des processus internes nuira aux efforts d'approvisionnement en raison des problèmes inhérents créés. Premièrement, la lenteur du traitement des demandes d'achat peut entraîner des retards dans la production ou d'autres tâches importantes en raison de ruptures de stock ou de pénuries. Un traitement lent des factures peut entraîner la perte des remises pour paiement anticipé des fournisseurs. Pire, cela pourrait détériorer les relations avec les fournisseurs lorsque leurs factures tardent trop à être honorées.
L'automatisation des processus internes subalternes pourrait aider à améliorer la rapidité et la précision des processus internes. Le logiciel de traitement automatisé des factures peut effectuer une triple correspondance pour des centaines de documents et signaler les factures suspectes ou erronées pour enquête. C'est aussi un moyen d'améliorer les contrôles internes de votre processus d'approvisionnement.
La nature actuelle des chaînes d'approvisionnement mondiales fait que les compétences en matière d'approvisionnement sont très recherchées. Cela signifie qu'une organisation peut se retrouver confrontée à une forte rotation du personnel si les conditions de travail ne l'incitent pas à rester. Les organisations doivent développer des moyens alternatifs pour convaincre le personnel de rester en plus des salaires élevés. Des salaires très élevés peuvent être insoutenables parce que les coûts d'approvisionnement pourraient devenir trop gonflés. De bonnes conditions de travail et d'autres avantages non monétaires sont plus durables.
Les organisations doivent également trouver comment créer une banque de connaissances en interne afin que la perte de personnel talentueux ne paralyse pas les opérations.
La prévision de la demande, de l'offre et d'autres facteurs commerciaux externes est un effort important pour toute organisation. Des prévisions précises peuvent aider à tirer parti des augmentations de la demande ou à éviter les coûts d'expédition retardée. La meilleure façon de faire des prévisions précises est de s'appuyer si possible sur des données en temps réel. Les organisations qui génèrent suffisamment de données sur leurs ventes peuvent utiliser la modélisation de l'IA pour faire des prévisions. Ces modèles peuvent prendre en compte plusieurs variables ou points de données, ce qui les rend très fiables.
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Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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