Direction des achats : les bons outils pour démarrer la rentrée...

Une trousse pleine, c'est une rentrée qui débute bien...

Pour la Direction des Achats et ses Achateurs, il est indispensable de pouvoir s’appuyer sur les bons outils, gérer les actions du quotidien, mesurer sa performance et partager l'information. Ainsi, comme dans la trousse de tout élève, chaque outil à son utilité. 

Les fonctions disponibles et natives d'une solution Procure to Pay vont bien au-delà de ce que peut proposer un ERP, par définition généraliste. Gestion de demandes d’achats multi-canal, réception multicanal des factures, workflow d'automatisation des tâches complexes et chronophages , amélioration du travail collaboratif, accès aux données multi-support (tablettes, mobile,...). 

L'attractivité et la simplicité d’utilisation d’une solution Procure to Pay est un élément clé d’adhésion des utilisateurs. Pouvoir rapidement et facilement réapprovisionner les biens et services indispensables au bon fonctionnement d'une organisation c'est à la fois, un gain de temps, la réduction de dépenses sauvages - La CCISM de Papeete réalise 1M€ d’économies dès sa première année d'utilisation de la solution P2P de l'éditeur PhD Business Solutions - la bonne mise en oeuvre d'une politique achat, des opportunités de négociation avec ses fournisseurs, sur la base d'indicateurs pertinents et suivis et visibilité 360° sur les dépenses de l'entreprise. 

Avoir un agenda, c'est éviter les heures de colle !

Tous les élèves possèdent un agenda ! C'est le meilleur moyen de planifier les diverses tâches auxquelles il devra faire face, chaque jour, chaque semaine, tout au long de l'année. Concernant les Acheteurs et leur service, le Procurement Planning est le meilleur allié des Directions Achats afin de gérer au plus juste son activité, en permettant pour l’année en cours et les suivantes, de planifier sa stratégie Achats. En un simple clic, vous définissez et suivez vos l'ensemble de vos tâches, identifiés les jalons de vos initiatives et plans d’action, suivez vos objectifs de dépenses et les économies possibles.

Fini le travail dans l’urgence. L'intégration des tâches de dernière minute est possible, tout en ayant un oeil avisé sur ke suivi et l’atteinte de vos objectifs, tout cela en temps réel. 

Maitriser la qualité de son savoir !

Une trousse pleine, un agenda pour tout noter et suivre, c'est une rentrée qui commence bien ! Mais il indispensable de maitriser ses sources de connaissances, des ouvrages ou trouver une information fiable et détaillée. Trouver la bonne information est un enjeu majeur pour entreprises. 

La bonne maîtrise de la qualité de la donnée est aujourd'hui un enjeu majeur de stratégie et le Big DATA met en évidence son intérêt sur l'ensemble des départements des entreprises. En devenant la matière première de la production de valeur des entreprises de demain, la quête de la qualité et de la pertinence de la donnée n'échappe pas aux départements achats.

Pour garantir cette pertinence et cette qualité des données achats, votre entreprise se doit de mettre en oeuvre quelques actions élémentaires, mais néanmoins indispensables.... 

• Que valent vos données ?
• Automatiser ses processus
• Travailler la culture de la donnée au sein de votre entreprise
• Démocratiser la donnée au plus grand nombre

Mais que valent vos données ?

"La gestion de la donnée en entreprise est un véritable serpent de mer..." chaque année, de nombreuses études font le parallèle évident entre les concepts les plus fous du Big DATA et la fiabilité de la donnée utilisée et obtenue. Aujourd'hui, plus d'une entreprise sur deux (58%) - étude 2019 IDC Market Company/PhD Business Solutions - juge non fiable la qualité des données Achats présentes dans leur système d'information.

La prolifération des traitements de données successifs et opérés dans des outils de type ERP, BI et autres tableurs n'est pas étrangère à cette situation. La non-connexion des outils de construction, de traitement et révision des Budgets, des Achats et des Engagements n'arrange en rien une situation toujours plus dégradée. Difficile dans ses conditions d'imaginer d'être en conformité avec la loi SAPIN 2 et l'obligation réglementaire pour l'entreprise de s'assurer de la fiabilité des données fournisseurs et clients collectés. 

Mesurer sa progression !

Mesurer votre progression et les résultats de votre travail permet d'évaluer son impact en termes de performance globale sur la Direction Achat et l’ensemble de l’entreprise. Comme l'écolier et sa règle, lui permettant de tirer des traits et de mesure les choses, l'outil décisionnel sera le phare qui vous guide dans la nuit. 

Rien de plus dépaysant qu'un tableau de bord d'avion. Il en est clairement de même pour quiconque découvre brutalement les tableaux de bord d'une entreprise où les différents indicateurs présents nécessitent une parfaite maîtrise du métier pour être compris ou interprétés. Cependant, nous arrêterons là toute comparaison aéronautique, le pilotage d'une entreprise ne nécessitant d'avoir constamment les yeux rivés sur le niveau de carburant, la direction à prendre ou l'altitude à maintenir.

Des indicateurs très différents par métiers...

Les différentes informations permettant la production d'indicateurs sont issues d’un système d’information de gestion qui permet de suivre les principaux paramètres liés à l'activité de l'entreprise. Il y a autant d'indicateurs pertinents que de métiers présents dans l'entreprise. 

• Comptabilité et Finance : chiffre d’affaires, marge brute, excédent brut d’exploitation, trésorerie, besoin en fonds de roulement, seuil de rentabilité…
• Marketing et Vente : carnet de commandes, nombre nouveaux clients et de clients actifs, montant moyen d’une commande, coût d’acquisition client (*), pipeline de prospection, taux de transformation, part de marché…
• Ressources humaines : évolution des effectifs et répartition par grandes fonctions, taux d’absentéisme, nombre de sous-traitants, nombre de jours de formation, climat social…
• R&D, Production et Qualité : quantités produites ou sous-traitées, taux de retour, capacité de production, stock en volume et en valeur, nombre de réclamations clients, rotation des stocks…

Ces indicateurs produisent des variantes en fonction du secteur d'activité et de la maturité d'exploitation de l'entreprise. Le tableau de bord d’une entreprise fabriquant et commercialisant des instruments de musique de prestige sera bien différent de celui d’une start-up du biomédical. 

D'une manière générale, il est préférable de ne pas noyer ses interlocuteurs sous un flot de chiffres et de tableaux. Il est indispensable de cultiver la concision afin que les tableaux de bord servant au pilotage d'une activité aillent à l’essentiel.

Les solutions Achats du marché sont aujourd'hui en mesure de rivaliser entres elles sur le terrain des fonctionnalités. Les outils indispensables à la création d'indicateurs et de tableaux de bord pilotables et distribuables par workflow ne sont pas légion. Face à un marché où le fonctionnel est pleinement mature, cherchez votre future solution sur le terrain de l'innovation et du reporting, gage de gain de temps et de performance.

Enfin, une bonne rentrée c'est se faire des amis sur lesquels on peut compter !

Être un excellent élève est une formidable opportunité de progresser plus rapidement. Mais pour réussir pleinement, il est indispensable de compter sur des camarades de classe pour l'entraide et le travail collectif. En matière d'achats, il est clairement impossible pour La Direction des Achats de réussir seule. Interagir avec les autres directions est indispensable pour mettre en œuvre une politique Achats performante. 

3 vecteurs clés de collaboration :

• Le premier toujours centré sur le category  management - Le category management ou le management de produits est une démarche stratégique de marketing de distribution et un ensemble de méthodes qui permettent aux enseignes de dépasser les logiques industrielles ou purement achat de sélection, de présentation et de promotion de l’offre en intégrant les besoins spécifiques des clients, tels que leur comportement d’achat en magasin ou leur logique d’utilisation des produits, afin de les fidéliser durablement. 

• Le second vecteur tourne autour des clients internes afin d’être le plus en amont possible des process - Les entreprises prennent de plus en plus conscience de la nécessité de soigner la qualité de leur relation client interne, tout autant que celle de leur relation client externe. Alors, la frontière entre ces 2 notions de client devient de plus en plus fine. Et tout le monde s’accorde à dire que le client interne est tout aussi important que le client externe. Le développement des organisations collaboratives au sein des entreprises (Centre de services partagés, Direction transverse, réduction des niveaux hiérarchiques...) a démultiplié les interactions pour demander et délivrer une prestation en interne. Un collègue est donc un client comme un autre. Il s’agit d’une personne qui recherche un produit, une prestation auprès d’un autre collègue / service de l’entreprise. Même en l’absence d’une transaction financière (et encore, il existe souvent des mécanismes de refacturation interne entre services), on se trouve bien en présence d’une relation client – fournisseur. Par conséquent, elle ne nous absout pas de l’obligation de délivrer une entière satisfaction à son client. Cependant, cette prise de conscience n’est pas si intuitive. Elle doit donc être accompagnée afin de comprendre, connaitre et s’accorder sur les actions et attitudes qu’une relation client interne de qualité requiert.

• Le troisième vecteur tourne autour de l’écosystème fournisseur afin d’en saisir toutes les opportunités - Instaurer des relations de coopération en tant qu’acheteur avec ses fournisseurs est source de création de valeur, mais aussi d’innovation. Nombreux sont aujourd’hui les dirigeants qui ont bien compris l’intérêt de développer des relations plus collaboratives avec leurs partenaires économiques, au premier rang desquels les fournisseurs. Bien sûr, la collaboration ne constitue pas la panacée. Dans bien des cas, elle occasionne des coûts qu’il s’avère difficile d’amortir et parfois difficiles à justifier auprès des consommateurs finaux. Pourtant, les relations plus collaboratives permettent, entre autres, l’amélioration du chiffre d’affaires, de la marge et du résultat, la réduction des risques, donc des coûts (y compris les coûts cachés) et de libérer l’innovation.