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Faire l'amalgame entre la fonction "Achats" & "Approvisionnement" n'est pas rare dans le monde des petites et moyennes entreprises. Même si ces deux fonctions ont pour objectif commun celui de satisfaire les besoins en matières premières, consommables et autres équipements, leurs périmètres respectifs sont-ils absolument le même.

La faible frontière fonctionnelle entre Achats et Approvisionnement suffit-elle à départager deux fonctions qui semblent substituables ?

La première fonction affectée aux Achats est sans nul doute le rôle d'interface que celle-ci joue au quotidien dans sa relation avec les fournisseurs externes à l'entreprise. Aujourd'hui, les différents services internes à l'entreprise sont potentiellement à la fois clients et fournisseurs de la fonction Achats.

L'acte d'achat ne se résume pas à l'acquisition de services et de produits (marchandises, matières premières, fournitures diverses) destinés à la production. Celui-ci englobe également l'ensemble des autres besoins nécessaires à l'exploitation de l'entreprise.

Dans son périmètre standard, la fonction Achats prend en charge les éléments suivants :

• La réception des besoins exprimés par les services de production, du commerce et services généraux,
• La consultation et la sélection des fournisseurs,
• La négociation des conditions commerciales (étude des offres et mises en place de contrats associés),
• Le suivi des commandes jusqu’à la livraison (délai, quantité, qualité...).

Le processus d’achat vise à déterminer ce qu’il convient d’acheter (détermination des besoins) et à qui (fournisseurs), dans le cadre d'une stratégie d'entreprise (pourquoi acheter ce produit et pas un autre).

Ainsi, le processus d’achat s'articule autour des notions que sont le « quoi, à qui et pourquoi ? », à contrario du processus d’approvisionnement qui visent à répondre aux interrogations du type « combien, quand et où ? ».

À contrario, la fonction approvisionnement a pour missions l'organisation, la planification et le contrôle de l'ensemble des stocks des produits approvisionnés. Sa mission consiste à mettre en oeuvre le juste équilibre entre la qualité de service et les coûts relatifs à la possession du stock présent dans l'entrepôt. L’approvisionnement est donc le bras armé de la logistique (Matériel et Administratif) interne à l'entreprise, en actionnant un double levier autour de l'Achat (combien de pièces, quand et comment gérer le transport) et gestion des stocks (où et comment stocker les achats).

Dans son périmètre standard, la fonction d'approvisionnement prend en charge les éléments suivants :

• Planifier les commandes de réapprovisionnement (fréquence et dates d'émission),
• Détermination des quantités à commander (éviter les ruptures ou le surstockage),
• Déclenchement des commandes à partir des demandes d’achats et des ordres d’approvisionnements,
• Gestion des moyens de manutention et de stockage.

Il est souvent inutile de dissocier les fonctions d'Achats et d'Approvisionnement de par la proximité des tâches partagées. Ces deux fonctions travaillent quotidiennement à l'évaluation des fournisseurs, au traitement des litiges. La complémentarité est de mise et invite à faire le bon choix en matière de solution Logicielle et de gestion du processus Procure To Pay.