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Des politiques et processus d’achat inadaptés et obsolètes sont des éléments qui complexifient vos démarches, ralentissent l’efficacité de vos collaborateurs et entravent votre croissance !
Peu de chefs d’entreprise prennent spontanément conscience d'une telle situation tant la gestion des Achats est souvent reléguée à sa simple fonction de réapprovisionnement.
Ces dernières années, les achats ont acquis leurs lettres de noblesse en prenant une dimension réellement stratégique. Croissance d'activité va souvent de pair avec complexification de ses achats et bouleversement de ses modes de fonctionnement.
Différentes actions permettent de booster ou de faire décoller la performance de votre activité grâce à une optimisation de votre gestion des achats.
Procurer à l'entreprise un ensemble des biens et services indispensables à son bon fonctionnement est le rôle premier des achats. Fournitures de bureau, contrat d'achat ou location de locaux, achat de matières premières, autant d'actions ou la fonction achat participent au quotidien à l'approvisionnement d'une large gamme de produits et services aussi divers qu'indispensables. L'accroissement de la concurrence et l'ouverture des marchés ont conduit l'entreprise à considérer la fonction Achats comme un élément à part entière du dispositif visant à soutenir la performance.
En cantonnant à un simple suivi administratif des procédures Achats les collaborateurs, la mise en oeuvre de processus Achats structurés permet de concentrer tout un chacun sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Cibler les offres les plus pertinentes pour répondre aux besoins immédiats et futurs de l'entreprise et centraliser l'approvisionnement des fournitures administratives utiles au quotidien des collaborateurs est le premier maillon d'une chaine d'approvisionnement maitrisé.
La décentralisation aide la mise en oeuvre d'achats complexes en rendant les départements autonomes, mais faisant partie d'un tout cohérent et maîtrisé.
Définir des procédures d'approvisionnement et des processus d'achat est souvent considéré comme un aboutissement. Il ne suffit pas de relier dans un joli classeur ces éléments pour rendre votre stratégie achat utilisable au quotidien. Ne pas devenir chronophage pour vos collaborateurs doit être la première préoccupation d'une stratégie de définition de processus viable. "Le gendarme ne doit en aucun cas couter plus cher que le voleur"...
Il est indispensable d'identifier clairement et précisément les besoins de chaque service. Un bon processus pour un service peut gravement nuire à la productivité d'un autre. Il est indispensable de raisonner au global et de tester le gain interne d'un processus. La réalisation d'un cahier de charges est donc indispensable.
Pour tester la "solidité" de vos procédures internes, rien de mieux qu"un cas pratique auprès de vos fournisseurs.
Collectez les informations internes relatives au marché visé et réalisez un comparatif des différentes solutions alternatives qui d'offrent à vous puis contactez les fournisseurs sur lesquels vous avez "jeté" votre dévolu en mettant à leur disposition :
Une fois en possession de tous les retours, il ne vous reste plus qu'à choisir la solution apportant les meilleures réponses à vos enjeux qui peuvent être :
Vous pouvez à présent entrer en phase de négociation directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui régiront votre relation d’affaires.
Comme vu précédemment, la mise en place d'une politique d'achat structurée intervient souvent dans le cadre d'un développement significatif de l'entreprise. Le déclic se fait souvent sur la prise de conscience des Managers et Dirigeant sur la complexité soudaine des approvisionnements de certains produits ou services. Les besoins de l'entreprise deviennent plus exigeants à la fois en volume comme en délai.
Pour vous préparer votre politique Achat :
Établissez votre plan d'action global :
Mettez en œuvre de votre plan d’action :
De nombreuses entreprises se tournent aussi vers l’ajout d’une démarche RSE intégrant des enjeux éthiques vis-à-vis de leurs salariés et du développement durable. Elle consiste à effectuer des achats responsables qui intègrent le respect de plusieurs normes sociales, en accord avec ses valeurs et son code éthique.
Le degré de maturité de votre entreprise et les différentes catégories d'achats existantes peuvent être un facteur de la mise en place de différentes stratégies d'achats. La méthodologie détaillée ci-après a fait ses preuves, quelle que soit la taille de l'entreprise et de son organisation.
Les achats importants (critiques et stratégiques) nécessitent une attention toute particulière. Il est important de sécuriser leur approvisionnement, d’assurer la bonne circulation de l’information, de rechercher constamment à améliorer les processus les encadrant, et de se tenir informé des évolutions de l’offre concurrente sur le marché.
Il n’existe pas une stratégie d'achats unique et applicable à l’ensemble de produits, mais bien plusieurs méthodes et stratégies à utiliser en fonction de vos catégories d’achats. La matrice de Krajlik permet de déduire la stratégie adaptée parmi trois possibilités : agressive, équilibrée ou défensive. Elle pourra donc préférer soit une stratégie centralisée, soit décentralisée, soit au cas par cas.
Il existe de nombreuses solutions logicielles permettant de réaliser des gains de productivité importants en automatisant les tâches à plus faible valeur ajoutée. Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Adapté pour les très petites entreprises dont les achats sont simples à gérer, il devient un véritable handicap lorsque votre activité se développe.
Les logiciels de gestion des achats proposent de nombreux avantages :
32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de gestion des achats aujourd’hui, un chiffre en nette hausse depuis plusieurs années, mais totalement dérisoire au regard des nombreux avantages proposés par de telles solutions.
D'autres solutions, plus complètes, proposent de gérer de bout en bout votre chaine achats. De la préparation budgétaire, en passant par la sécurité qu'apporte un Wrokflow de validation des demandes d'engagements, jusqu'à la gestion de la traçabilité des achats. PhD Business Solutions est un éditeur leader sur ce marché et adresse les entreprises de toutes tailles et de tout secteur d'activité. PheB by PhD Business Solutions est une solution à la fois intégrée et modulaire. De nombreuses fonctions sont à tiroir et permettent de faire évoluer sa structure sereinement.
Les solutions sont nombreuses. Accordez un intérêt particulier lors de votre choix sur la capacité de la solution éligible à vous accompagner dans la durée et vous présenter des références dans votre domaine d'activité.
Choisir son logiciel de gestion des achats n’est pas une mission simple, et vous vous devez de prendre en compte des paramètres clés :
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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