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Le Procure to Pay englobe le flux d’activités d’une entreprise s’étendant de l’achat auprès de fournisseurs, jusqu’au paiement de la facture associée. La notion de “cycle fournisseur”, intervenant en amont du “cycle clients” (ou order to cash), est souvent associée au procure to pay.
On rencontre également la dénomination de purchase to pay, ou l’abréviation P2P. Cette dernière ne doit cependant pas être confondue avec le modèle de réseau informatique Peer to peer. La définition de procure to pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi :
Enfin, il convient de différencier le procure to pay d’une autre notion qui s’en approche sensiblement : le source to pay (ou S2P). Si le procure to pay se concentre sur les processus entre les achats et le règlement des factures fournisseur, le source to pay intègre des activités de sourcing, c’est-à-dire de recherche active et stratégique des produits et des services.
Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).
Le Procure to Pay est un enjeu stratégique pour l'entreprise. La digitalisation des process d’achats permet une optimisation complète de la chaine de gestion des ressources internes et de la trésorerie. Le procure to Pay permet :
Les économies attendues grâce au Procure to Pay sont considérables grâce à la réduction significative de tâches administratives, souvent manuelles. Cette automatisation des processus permet ainsi aux collaborateurs de l'entreprise de se concentrer sur des tâches stratégiques, à plus forte valeur ajoutée.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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