Achats : Comment concilier stratégie et Agilité.

Le mode Agile : une vraie nouveauté pour la communauté des Achats...

3 fois plus de projets aboutissent en adoptant une approche Agile en comparaison à une approche traditionnelle. Ce nouveau mode de fonctionnement que les départements Achats découvrent n'est pas un effet de mode et celui-ci permet à l’entreprise d’assurer la cohérence avec le besoin client tout en réduisant la mise en marché pour le marketing et les délais en général pour les Achats. Un objectif simple, des délais courts et des revues régulières avec le client. La planification traditionnelle n'est plus utile, celle-ci se faisant au fur et à mesure des retours client. Le succès de la méthode Agile se fait sur la disponibilité de la bonne compétence, au bon moment. Un challenge redoutable pour les organisations Achats traditionnelles.

Cependant, adapter les Achats à ce type d'organisations n'est pas facile. Les mouvements croissants d’externalisations et de consolidations des marchés ont diminué la proximité avec les prescripteurs et la diversité des panels fournisseurs.

La sécurisation de la relation fournisseur et l’augmentation du niveau de contrôle budgétaire ont abouti à des processus plus lourds et souvent mal numérisés. Il n’est pas rare de voir des processus de validation réclamant un ombre inconsidéré d'approbateurs entrainant des délais d’exécution trop longs. Une solution Procure To Pay et les experts adéquats de mise en œuvre peuvent éviter la mise en place de processus non productifs.

L'approche Agile couplée à l'utilisation d'une solution P2P performante favorise la découverte progressive des résultats et la consommation itérative du budget en fonction des résultats. Une organisation Agile voit souvent les Achats comme un frein à l’innovation en essayant de contourner l'organisation existante pour la cantonner à des fonctions administratives. A charge donc pour les Achats de se réinventer pour apporter une vraie valeur dans la démarche.Le mode Agile : une vraie nouveauté pour la communauté des Achats...

3 fois plus de projets aboutissent en adoptant une approche Agile en comparaison à une approche traditionnelle. Ce nouveau mode de fonctionnement que les départements Achats découvrent n'est pas un effet de mode et celui-ci permet à l’entreprise d’assurer la cohérence avec le besoin client tout en réduisant la mise en marché pour le marketing et les délais en général pour les Achats. Un objectif simple, des délais courts et des revues régulières avec le client. La planification traditionnelle n'est plus utile, celle-ci se faisant au fur et à mesure des retours client. Le succès de la méthode Agile se fait sur la disponibilité de la bonne compétence, au bon moment. Un challenge redoutable pour les organisations Achats traditionnelles.

Cependant, adapter les Achats à ce type d'organisations n'est pas facile. Les mouvements croissants d’externalisations et de consolidations des marchés ont diminué la proximité avec les prescripteurs et la diversité des panels fournisseurs.

La sécurisation de la relation fournisseur et l’augmentation du niveau de contrôle budgétaire ont abouti à des processus plus lourds et souvent mal numérisés. Il n’est pas rare de voir des processus de validation réclamant un ombre inconsidéré d'approbateurs entrainant des délais d’exécution trop longs. Une solution Procure To Pay et les experts adéquats de mise en œuvre peuvent éviter la mise en place de processus non productifs.

L'approche Agile couplée à l'utilisation d'une solution P2P performante favorise la découverte progressive des résultats et la consommation itérative du budget en fonction des résultats. Une organisation Agile voit souvent les Achats comme un frein à l’innovation en essayant de contourner l'organisation existante pour la cantonner à des fonctions administratives. A charge donc pour les Achats de se réinventer pour apporter une vraie valeur dans la démarche.

De nouvelles pratiques qui doivent passer par un changement organisationnel...

Réinventer son organisation et rechercher de nouvelles compétences est indispensable pour se rapprocher du prescripteur, par exemple en détachant dans certains cas un acheteur pour gérer un projet clé. Posséder des compétences techniques et Agiles est indispensable pour détecter et comprendre rapidement les besoins clients. 

Traditionnellement, un projet est défini en fonction d’un périmètre défini, le coût et les délais étant considérés comme des variables libres. Le lancement d'un appel d’offres permet par la suite de figer ces deux paramètres et les Acheteurs s’assurent du respect de ce triptyque.

Dans le cadre d'une approche Agile, c’est au contraire les délais et les coûts qui sont fixés. L e périmètre quant à lui reste libre tout au long du développement. Cela nécessite de revoir ses habitudes (KPI, tactique de négociation, etc.) et de passer de contrats parfois trop rigides à des contrats construits autour d’un principe de flexibilité. 

Les projets en approche Agile débouchent sur un principe d’agilité à l’échelle : c’est l’ensemble de l’organisation qui doit se transformer pour accompagner les développements de projets et l'innovation afin de maximiser les bienfaits de l’agilité. Les Achats, qui ont connu un formidable essor et ont mûri dans leurs pratiques ces dernières décennies, disposent aujourd’hui des outils et des compétences pour se réinventer et rester une fonction stratégique de l’entreprise.

Il s’agit pour eux de continuer à assurer avec brio leurs missions actuelles tout en revenant aux fondamentaux, à savoir, mettre au centre de leurs préoccupations la relation avec leurs prescripteurs.