Comment choisir le bon logiciel Achats pour votre organisation ?

Il existe de nombreuses raisons de faire usage d'un logiciel Achats. Bon nombre d'entreprises ont fait leur choix en parcourant Internet à la recherche de l'outil capable de prendre en charge les activités liées à leurs achats. Quel que soit le degré d'importance du périmètre fonctionnel attendu, il est essentiel de faire le bon choix. Voici quelques pistes à suivre pour maximiser ses chances de réussites...

Les différentes natures de logiciel de Gestion des Achats

Une recherche rapide en ligne vous montrera qu'il existe d'innombrables solutions. Trois types d'outils se dégagent des choix possibles.

Les solutions en lignes (cloud) prenant en charge toutes les tâches et fonctions de l'approvisionnement, à savoir les demandes d'achat, les bons de commande, la gestion des factures et des contrats ainsi que la gestion des fournisseurs. L'écosystème Achats est interconnecté sur l'ensemble de la chaine des processus. La principale limite à ce type de solution est l'interopérabilité devant exister avec les autres briques logicielles de l'entreprise, souvent utilisée et installée localement dans l'entreprise. 

Les ERP comportent généralement un module «achats». Ceux-ci sont censés couvrir toutes les fonctions d'un outil d'achat dédié, mais la réalité est souvent moins riche fonctionnellement et principalement axé sur la collaboration avec les autres fonctions de l'ERP.

Il existe différents problèmes lors de l'utilisation d'un module d'approvisionnement d'un ERP :

• La première est que vous n'obtiendrez pas toute la couverture fonctionnelle légitimement attendue. De nombreuses fonctions spécifique aux processus achats manquent. 
• De plus, l'ergonomie générale d'un ERP ne plaide pas à une organisation souhaitant adapter au plus juste l'outil à l'organisation. 

Enfin, vous pouvez faire le choix d'une solution spécialisée, dit BofB, qui répondra à toute ou partie des processus Achats devant être mis en oeuvre dans votre organisation. L'avantage principal de ce type de solution est leur extrême polyvalence, la mise en oeuvre en mode "tirroir"  et leur capacité à se "tordre" à l'envie à vos processus. 

Les grandes fonctionnalités que vous devriez rechercher pour votre futur logiciel Achats

Le process budgétaire est un élément extrêmement chronophage pour les organisations. Passer d'Excel à son outil de gestion budgétaire est souvent un exercice douloureux pour les équipes du contrôle de gestion. Dans votre présélection, ne négligez pas la gestion de ce processus. Certaines solutions permettent un lien direct, dynamique et versionné des différentes phases du budget. 

Suivre ses Achats est souvent la première impulsion donnée à la démarche faite pour faire l'acquisition d'une véritable solution de gestion des Achats. Mais suivre ses Achats ne veut pas dire "je regarde passer les commandes et je m'assure que celles-ci soient bien passées !". La réalité, c'est que 70% des charges d'une entreprise se composent d'Achats. Faire un budget c'est bien. S'assurer de la bonne cohérence entre le budgéter et le dépenser, c'est mieux.

Votre solution doit être en mesure de mettre en oeuvre les contrôles évidents qui doivent exister entre le budgéter et le dépenser. Qui est habilité dans l'entreprise à valider un Achat ? Sur la base de quels seuils ? Autant d'éléments nécessitant la présence d'un workflow de validation au coeur de votre futur logiciel Achats. La gestion des Engagements est un élément clé de votre performance Achats.

La gestion des contrats est un élément important de votre relation commerciale. S'assurer de la cohérence juridique de vos relations et son respect peut être un élément clé de votre choix. Optionnelle, la gestion des contrats peut être un vrai plus à votre futur logiciel Achats.

Rechercher un document est 10 fois plus couteux que de le produire ! De nombreux documents sont créés ou modifiés chaque jour dans l'entreprise. À ces coûts, Il est indispensable d'y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise, gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement, faire en sorte qu'ils soient routés aux bonnes personnes... Toutes ces tâches et process peuvent s'avérer titanesques. Une Gestion électronique des Documents (GED) présente au coeur de votre future solution Achats sera un plus qui ira bien au-delà de vos attentes.

Enfin, et, quel que soit le choix fait, que vous utilisiez une application autonome ou une solution de gestion globale du processus ProcureToPay, vous aurez besoin d'une solution capable de s'interfacer avec les autres briques logicielles utilisées par votre entreprise. Il peut s'agir d'accéder à des données à partir d'une source externe ou de déclencher une action en réponse à un autre logiciel connecté via une API. Privilégiez les solutions proposant un Middleware au coeur de votre  solution, capable de proposer ainsi souplesse et contrôle. 

Chaque organisation a ses propres méthodologies en matière d'Achats. Quelles que soient vos contraintes, privilégiez des solutions à fort pouvoir de paramétrage et solidement ancrées sur leurs marchés.