Septembre 2021  |  Avis d'Expert  |  Centralisation des Moyens de paiement : Le bon pari pour 2022 |  Stratégie Achats

A situation inédite, solution radicale !

Avant le printemps 2020, il pouvait sembler inutile voir futile d'être en possession d'un système de paiements centralisé. Pourtant, il n'y a pas encore si longtemps, de nombreux secteurs d'activités ont été gravement impactés par la paralysie de leur chaine logistique. Ainsi, pour de nombreuses entreprises, il n'a pas été si facile de trouver au pied levé des alternatives à ses fournisseurs en défaut. 

Enfin, le télétravail, énième conséquence d'une situation hors norme, milite pour la numérisation et la centralisation des moyens de paiements en proposant une réelle agilité face à des évènements qui ne seront peut-être pas si exceptionnels que ça ? Il est clair qu'au-delà d'un contexte inédit, les progrès en matière de numérisation de la chaîne de paiement apportent une réelle souplesse et une efficacité accrue des processus financiers.

Si dans de nombreuses organisations les achats stratégiques sont maitrisés de bout en bout, les achats indirects sont souvent le parent pauvre de la remontée de données. Ainsi, pour d'importantes catégories d'Achats, le pilotage à "vue de nez" peut être le quotidien d'une gestion qui peut-être couteuse (fournitures de bureau, dépenses relatives au numérique, travail temporaire, équipements informatiques...). Ainsi, en numérisant sa chaine de paiement, la CCISM (chambre de commerce et d'industrie de Papeete) a réduit de plus d'1 Million d'Euros ses Achats indirects en l'espace de 12 mois. 

Les achats indirects peuvent concerner 15% à 25% de votre Chiffre d'Affaires. De nombreuses organisations constatent les dépenses après l’achat sans contrôle préalable. Souvent, ces même organisations ont de réelles difficultés pour obtenir une vision agrégée de leurs achats. 

Pourtant, l'économie de 10% des achats indirects d'une organisation représente à elle seule une augmentation au minimum de 50% de la marge brute.

Durant toutes ces années, les Achats indirects ont été considérés comme des coûts de fonctionnements inévitables à l'entreprise. Pourtant, l'optimisation des Achats indirects est sans doute l'action la plus facile et rapide à réaliser. 

Travailler sur l'efficacité des processus...

Numériser la fonction finance en prolongement de celle de la chaine Achats est un élément de préoccupation toujours plus fort pour les entreprises. Une interconnexion forte entre l'ERP de l'entreprise et ses moyens de paiements évite toute rupture dans l'exécution des processus de règlement. 

Les produits et/ou services livrés, le règlement doivent être lancés. Les factures seront établies et saisies dans votre système comptable. Les biens ou services livrés sont contrôlés vis-à-vis de ce qui a été commandé. Dans le cadre de la cartographie de votre processus de règlement, considérez qui fait quoi aux différentes étapes du process.

• Quels sont les différents services impliqués pour le règlement ?
• Quels modes de paiement pour vos fournisseurs ?

Vérifiez le montant budgété et validé lors de la commande à celui présent sur la facture finale communiquée par le fournisseur. Ceci est un exemple clair de ce que la cartographie de votre process P2P doit identifier et vous permettre d'automatiser.  À ce stade, vous pouvez également en profiter pour y inclure des détails sur la façon dont vous gérez les dépenses internes.

• Comment payez-vous vos salariés ?
• Comment conservez-vous des copies des reçus et des preuves de paiement ?
• Que demandez-vous à voir et qui doit les signer avant d'effectuer le paiement?

En mettant en oeuvre solution centralisée et digitalisée de vos moyens de paiements, vous facilitez le travail à distance, offrez une vision 360° sur toutes vos catégories de dépenses, vous centralisez et automatisez les processus clés sur vos activités, vous sécurisez et contrôlez toutes les natures de dépenses dans l'entreprise.