Octobre 2020  |  Avis d'Expert  |  Acheteur/Fournisseur : Savoir se séparer - Partie 2   |  Stratégie Achats

Les relations humaines sont complexes et les relations entre collaborateurs et services ne sont pas toujours idylliques. Imaginer que les relations entre deux organisations étrangères l'une à l'autre se dégradent avec le temps, ne semble pas être de la fiction.

Avec le temps, les relations Acheteur/Fournisseur peuvent se compliquer pour de multiples raisons, objectifs divergents, delta de croissance entre organisations importants, coups de canif sur différents sujets ayant érodé la confiance...

Ainsi, les motifs de séparation ne manquent pas. La fidélité de cette relation pourrait être considérée comme un atout pour travailler sur un nouveau départ. Mais pas toujours ! Se séparer d'un fournisseur demande toujours de se poser les bonnes questions.

Vous avez décidé de vous séparer d'un fournisseur ?

Pensez à la durée de préavis nécessaire à votre décision... Risque une rupture abusive de vos relations commerciales est bien plus fréquent. Le principal objet pouvant être retenu par les tribunaux est la "croyance légitime dans la continuité des relations". Vous êtes fournisseur d'un tiers et la rupture ne semble pas avoir été faite de façon claire et formalisée. La rupture de sa relation avec son fournisseur n'est pas une faute. C'est la manière dont celle-ci a été réalisée qui peut être remise en cause et de fzcto, punissable par la loi.

Dans votre démarche de séparation, la Direction Achats doit impérativement tenir compte de la durée de la relation commerciale et respecter une durée minimale "respectable" de préavis, celle-ci pouvant se baser sur les usages ou accords interprofessionnels.

Lorsque la relation commerciale est effective, le préavis couramment pratiqué est d’un mois par année de relation. Mais attention, il n'existe pas de règle d'or et ce préavis peut être très variable. En effet, la dépendance de votre fournisseur et la durée de sa relation avec vous sont des facteurs complémentaires qui font de la durée du préavis un "object" hautement aléatoire. 

Face à de telles difficultés en matière d'estimation sur le préavis à mettre en place dans un processus de rupture, le législateur est intervenu en précisant "qu'en cas de litige entre les parties sur la durée du préavis, la responsabilité de l'auteur de la rupture ne peut être engagée du chef d'une durée insuffisante dès lors qu'il a respecté un préavis de 18 mois". 

Cette position éclairée du législateur milite pour un préavis d'au minimum cette durée. D'autant plus qu'en cas de préavis insuffisant, votre fournisseur sera en droit de demander des indemnités basées sur la perte de marge brute sur couts variables ou toute autre cause liée à son image par exemple. 

De votre côté, en tant qu'acheteur, vous devez rester vigilant et vous assurer ponctuellement que votre fournisseur ne représente pas un pourcentage de chiffre d'affaires significatif auprès de vous afin de pallier à toute situation de dépendance économique préjudiciable en cas de rupture de vos relations.

Afin d'éviter des situations de dépendances rendant la situation d'une séparation difficile, sachez qu'en tant qu'acheteur, la remise en concurrence systématique de vos fournisseurs par le biais d'appels d'offres peut caractériser l'absence de relations commerciales établies.

Ainsi, en remettant chaque année vos fournisseurs dans une situation de précarité, vous vous mettez à l'abri de difficiles séparations.

Attention : La raison peut faire la conclusion !

La raison de votre souhait de clore votre relation avec un fournisseur peut influer directement sur la durée du préavis, rendant celui-ci moins déterminant sur le résultat de votre séparation.

Si votre fournisseur n'a pas été en mesure d'exécuter ses obligations contractuelles, vous pouvez invoquer l'annulation du contrat pour faute. Il faudra bien évidemment caractériser la nature des dites fautes, laisser du temps à votre fournisseur pour remédier à celles-ci, avant de pouvoir légitiment dénoncer votre contrat et ses obligations.

Pensez à contractualiser les différents points détaillés ci-avant. Un cadre contractuel permettra ainsi, tant à l'acheteur qu'au fournisseur, de connaitre, dès le commencement de leur relation commerciale, les conditions d'exécution et de terminaison de celle-ci.  cf Avis d'Experts - Les raisons de passer à la gestion des contrats.

Acheteur/Fournisseur : Savoir se séparer - Partie 1