Juillet 2020  |  Avis d'Expert  |   Achats Sauvages : Quand un crayon coute le prix d'un voyage...   |  Stratégie Achats

La caractéristique première de l'achat sauvage est sa difficile maîtrise. Caractérisés par un approvisionnement fait dans l'urgence et par un total manque de visibilité et de contrôle des directions Achats, ils sont présents dans tous les départements de l'entreprise et prennent des formes multiples telles que la cartouche d'imprimante, le crayon à papier, la ramette de papier...

L'exemple par la réalité du quotidien...

Le crayon ou stylo est l'exemple typique de la problématique dont nous parlons : Un collaborateur du bureau d'étude finalise la réalisation d'un plan technique nécessitant l'utilisation d'un crayon spécifique (couleur, épaisseur de trait...) qu'il ne trouve plus. Il décide d'en commande un nouveau en urgence.

Sur le catalogue du fournisseur avec lequel l'entreprise a des accords, le crayon en question est à 21,90€. Cependant, la livraison de celui-ci ne pourra se faire que dans 6 jours ouvrés. En cherchant sur internet son produit autour de lui, une boutique lui propose le produit à 73,85€. L'urgence semble justifier cet achat et le collaborateur s'empresse de s'acquitter de sa mission d'achat. 

Sur le papier, même si la différence de prix est exhaubitante, l'urgence de la situation pourrait justifier un tel achat. Mais mis bout à bout, les coûts cachés d'un tel achat, ramener sur l'année à de multiples exceptions tous services de l'entreprise confondue peut être une source colossale de dépenses non contrôlées. 

Ainsi, en associant le coût de la main d'oeuvre associé à l'achat réalisé (le temps utilisé par le technicien pour acheter sur son temps de travail, le dit crayon) + Le coût du transport (kilomètres parcourus en voiture par le collaborateur) + le coût de traitement de la note de frais associé à l'achat hors processus = En moyenne, un coût total d'acquisition supérieur de plus de 100% à l'utilisation du circuit mis en oeuvre par la Direction des Achats.  

• Centraliser à destination de l'ensemble des services et collaborateur de l'entreprise un catalogue de fournisseurs de tarifs négociés est la première étape indispensable au premier niveau de maîtrise des achats sauvages.
• Négocier avec certains fournisseurs des services dits "d'urgence" sur des fournitures clés par services peut être un complément de second niveau. 
• Mettre en place des processus achats stricts sur la base de circuits de validation pour minimiser les risques de débordements est aussi un moyen de limiter des achats hors processus.
• Communiquer largement sur les coûts cachés des achats sauvages sur les services et collaborateurs avec des exemples compréhensibles et illustrant la réalité du quotidien doit être aussi un élément indispensable du dispositif.