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Se regrouper entre plusieurs entreprises afin de réaliser ses Achats fait son chemin depuis plusieurs années. Se regrouper, c'est regrouper ses forces et ses intérêts. Maximiser des délais, susciter l'intérêt de fournisseurs attirés par la notion de volume, faire diminuer les prix ou gagner en crédibilité... il existe de nombreuses raisons pour ces entreprises de se regrouper pour leurs Achats. De nombreux termes et formes juridiques existent afin de concrétiser cette collaboration, GIE (Groupement d’Intérêts Économiques), société commune, association... La nature de ce type de regroupement peut être faite par secteur d’activité, région, zone d'activité, sur les bases de pratiques Achats multiples.
En regroupant ses Achats, ces PME/PMI peuvent faire face à de gros fournisseurs, négocier des conditions d’achats pour obtenir de meilleurs tarifs (plus gros volumes d'Achats) et assurer ainsi développement de chacun des membres du regroupement. En plus de tarifs négociés à la baisse, les membres d'un tel regroupement profitent d'un gain de temps en matière d'approvisionnement et maximisent la pertinence de leur fichier fournisseur.
La mise en place d'une structure de regroupement des Achats est réalisée généralement par un financement participatif des adhérents (cotisation annuelle des adhérents). Cette adhésion peut être proportionnelle au volume d'Achats de chaque adhérent ou lissé uniformément. Des réunions périodiques entre membres sont organisées afin de faire un point périodique sur la satisfaction globale du service rendu.
Certaines structures font le choix de regrouper l'ensemble de leurs Achats, matières premières, maintenance, transports, emballage et autres fournitures de bureau. D’autres se contentent de regrouper essentiellement leurs Achats courants, ces entreprises pouvant ainsi se concentrer sur leur cœur de métiers.
Enfin, certains groupements concentrent leur collaboration sur l'Achat de leurs matières premières, leur permettant de contenir au mieux les prix ou de sécuriser leurs approvisionnements. L’objectif premier est ainsi de jouer la carte de l’effet de volume pour contrer la hausse des prix et peser plus lourd sur un marché fournisseur en pleine consolidation. Dans ce type de collaboration, les PME/PMI adhérentes ne sont en générale pas concurrente les unes des autres.
Le principe de fonctionnement pour l’acte d’achats peut varier d’un groupement à l’autre. La PME adhérente est libre ou non de passer par les fournisseurs et les contrats-cadres préconisés, mais dans tous les cas, il s’agit d’une mise en réseau des compétences, de ressources et de moyens.
Les cartes d’achats, pour la gestion des achats courants comme les fournitures de bureau et le petit matériel est un autre exemple d'organisation. Ces cartes sont utilisées pour les achats de services professionnels tels que les voyages (billetterie, hôtellerie, restauration, location de voiture), honoraires de conseils (juridique et fiscal), et assurance. Cette catégorie d’achats peut représenter jusqu’à 20% du chiffre d’affaires de ces entreprises.
L'ensemble de ces petites et nombreuses commandes doivent faire l'objet d'une rationalisation, dans la mesure où elles génèrent de nombreux coûts administratifs (commande, facturation et règlement). En pratique, tous les collaborateurs équipés de cette carte peuvent effectuer des achats chez les fournisseurs référencés et pour lesquels ils sont autorisés. Le processus de commande et de règlement est ainsi simplifié, les coûts administratifs réduits et les personnes chargées des achats peuvent se concentrer sur la négociation avec leurs fournisseurs tout en maitrisant le niveau des dépenses effectuées par les collaborateurs.
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