Novembre 2020  |  Avis d'Expert  |  Évaluations fournisseurs : comment en faire un levier d'opportunités...  | Stratégie Achats

Construire une méthodologie efficace pour ses évaluations

Définir des indicateurs pertinents

Pour qu'un indicateur soit pertinent, il doit être représentatif et factuel. Chacun ayant des exigences différentes et une manière de noter subjective, il peut être difficile d'obtenir de vos répondants des jugements totalement objectifs. Cependant, en établissant une grille de notation et en donnant des consignes claires, vous pourrez encadrer et homogénéiser vos évaluations, afin de les rendre les plus objectives possibles.

Ensuite, il est important de définir le type d'évaluation à mettre en place :

• S'agit-il d'évaluer le fournisseur dans son ensemble (prestations, relationnel, administratif, etc.) pour avoir un point de vue global ? Ou sur un axe particulier à définir : projet, qualité, délais, service après-vente, expertise ou autre...? En effet, les questions et critères seront forcément différents avec un système de notation qui nécessitera d'être équilibré. Pour un axe d'analyse particulier (par exemple la qualité), on peut regrouper les questions par sections puis faire une moyenne des réponses. Une évaluation doit pouvoir se faire rapidement pour le répondant, tout en apportant suffisamment d'informations.
• Si l'idée est de comparer les fournisseurs entre eux, des évaluations segmentées seront pertinentes et se feront sur leur typologie et famille d'achat. Effectivement, on n'évalue pas sur les mêmes critères un fournisseur d'équipement, un fournisseur de conseils en informatique et un sous-traitant en génie-civil.

« Exemple de consigne : traduction de la note en qualificatif »

Solliciter les répondants : la bonne approche

Qui ? Il est important de bien définir en amont les profils pertinents à interroger. Pour une évaluation portant sur la partie exécution, il sera logique d'interroger les chefs de projets ou les responsables de production. En revanche, pour avoir un retour sur les aspects administratifs et commerciaux du fournisseur, on interrogera plutôt le service Achats ou Comptable par exemple.

Quand ? Pour des fournisseurs avec lesquels vous travaillez en continue, pensez à les évaluer régulièrement et imposez un rythme récurrent : trimestriellement, annuellement, etc.

En revanche, si vous travaillez avec votre fournisseur en mode projet, comme dans le cadre d'un chantier, l'évaluation se fera plutôt en fin de projet.

Evaluer encore et toujours

La cohérence et la régularité sont les clés d'un processus d'évaluation efficace. En effet, tant la récurrence que la quantité d'informations recueillies permet d'éviter les biais. Interroger plusieurs personnes donnera par exemple une image plus réaliste et factuelle. De même, instaurer une récurrence permettra d'assurer un suivi, de constater une évolution de la satisfaction (stagnation, amélioration ou dégradation) et ainsi d'ouvrir vos discussions avec le fournisseur concerné.

Plusieurs procédés peuvent être utilisés pour simplifier la mise en place des évaluations et veiller à leur régularité. En choisissant un logiciel tel qu'Orgasourcing, vous pourrez par exemple paramétrer des campagnes de sollicitation automatiques. Que ce soit pour les parties prenantes internes, pour des rappels récurrents, ou pour inviter votre fournisseur à s'auto-évaluer, des alertes et emails sont générés automatiquement. Une fois complétés, les réponses sont également traitées et ressortent en chartes et graphiques afin de faciliter la lecture et l'analyse.

Une évaluation effectuée il y a deux ans ne sera plus utile si elle est unique. En revanche, combinée avec une évaluation récente, elle devient nécessaire pour assurer la comparaison et en faire ressortir des indicateurs d'évolution.

Optimiser la qualité de votre panel fournisseurs grâce aux évaluations

Créer un levier d'engagement

Évaluer ses fournisseurs permet d'améliorer les performances opérationnelles. De la même manière que les entretiens annuels permettent de faire le point sur les objectifs et performances d'un salarié, il est indispensable de pouvoir faire le bilan régulièrement sur les points forts et faibles de vos fournisseurs. Ainsi, vous pourrez adapter leurs objectifs en fonction de vos attentes et de ce qui a été défini dans le contrat. En demandant en parallèle à votre fournisseur de s'auto-évaluer, cela lui permettra de mesurer sa propre performance sur des thèmes précis tels que la RSE, l'éthique, la qualité, etc.

En partageant ensuite vos évaluations respectives, vous aurez une base pour lancer les discussions et définir des objectifs en fonction des zones de progrès détectées. Le but étant de susciter l'engagement du fournisseur, de l'encourager à s'améliorer et de l'impliquer encore plus dans votre relation.

Améliorer son panel

Dans un premier temps, le sourcing de fournisseurs sera d'autant plus efficace et précis avec une base de références évaluées régulièrement et récemment. Les acheteurs gagneront du temps en ayant accès aux appréciations et qualités de chaque fournisseur. Ils pourront ainsi choisir plus facilement ceux à solliciter ou sélectionner en fonction des critères du projet concerné.

Prenons l'exemple d'une entreprise qui a deux fournisseurs d'emballages cartons :

• Embal'assist, dont l'évaluation fait ressortir les points forts suivants : prix attractifs et fiabilité.
• La Cartoon Rie, dont l'évaluation fait ressortir les qualités suivantes : réactivité et adaptabilité.

Pour son approvisionnement en emballages standards et des productions importantes anticipées, l'entreprise se tournera naturellement vers Embal'assist. En revanche, elle sollicitera plutôt La Cartoon Rie lorsque son besoin sera ponctuel et urgent, pour ses activités de R&D par exemple, où la réactivité et l'adaptabilité sont des facteurs primordiaux.

De plus, une base de fournisseurs évalués permettra une meilleure gestion de votre panel, de la quantité de vos références et de l'analyse de votre diagramme de pareto fournisseurs. Ainsi, s'il y a de trop nombreux fournisseurs référencés pour une même famille d'achat, vous serez à même de pouvoir épurer votre base à l'aide de vos évaluations.

Compléter sa démarche qualité

Évaluer ses fournisseurs est un atout certain dans votre démarche qualité. Elle permet notamment d'anticiper et de limiter les risques fournisseurs avec la connaissance en amont des problématiques financières, de mauvaises exécutions, et autres types de risques métiers dont le sujet aurait été évalué en amont.

Les évaluations représentent également une aide dans les démarches de certifications ISO. La norme ISO 9001 et plus généralement les processus qualités obligent les entreprises à engager un contrôle et une évaluation de leurs fournisseurs et sous-traitants. Bien souvent le service achats va être sollicité pour ces étapes clés de l'entreprise. Si vous disposez d'une méthode adhoc pour le faire en continu, alors votre certification ne posera pas de problèmes. Il est souvent demandé d'évaluer avant tout les fournisseurs ou sous-traitants stratégiques.

La méthode appropriée est donc de :

1. Constituer une base solide et qualifiée de fournisseurs et sous-traitants
2. Structurer cette base en identifiant les fournisseurs et sous-traitants stratégiques
3. Engager les processus d'évaluations

Vous êtes prêt pour les processus qualité et ISO ! 

Les évaluations et leur analyse représentent des indicateurs indispensables pour impliquer vos fournisseurs et les engager dans un partenariat transparent, durable et performant. En fonction de vos besoins et notamment pour les évaluations financières de vos fournisseurs et la maîtrise des risques liés, il peut être pertinent de se tourner vers des bases et organismes externes. Concernant les évaluations internes ou auto-évaluations des fournisseurs, l'idéal est d'opter pour un outil qui s'intégrera à vos autres données fournisseurs afin d'avoir une seule base : logiciels ERP ou SRM, portail fournisseurs, SI Achats. Avoir un outil dédié et intégré permet de diminuer le temps passé sur chaque évaluation et donc de pouvoir en soumettre un plus grand nombre. Chacune des données recueillies est précieuse. Ainsi, prévoir de l'automatisation est un réel bénéfice et apporte beaucoup d'efficience par rapport à un processus manuel.